Gérer vos conversations

L'interface Conversations est simple à utiliser et facilite le travail d'équipe grâce à une collaboration plus efficace. Les membres d'une équipe peuvent communiquer efficacement ensemble et avec les clients. Toutes les conversations sont automatiquement archivées, recherchables et facilement accessibles pour le personnel. Vous pouvez les trier à l'aide des filtres Open ou Closed. Il est également possible de retrouver une conversation spécifique à l'aide de la barre de recherche pour localiser des clients, des événements, des paiements, des rendez-vous, etc.

Liens rapides

Afficher la conversation d'un utilisateur

La possibilité de visualiser les conversations des autres vous permet d'être au courant de ce qui se passe dans l'entreprise. Dans le menu de gauche, vous pourrez voir et accéder aux conversations des membres de votre équipe avec la clientèle. Il vous suffit de sélectionner le nom d'un utilisateur ou d'une équipe, et les conversations assignées s'affichent.

Répondre dans la conversation d'un autre utilisateur

Vous pouvez répondre dans les conversations des autres membres de l'équipe, que le client vous ait été assigné ou non. Toutefois, lorsque vous répondez dans la conversation d'un autre utilisateur, le client saura que c'est vous qui lui envoyez un message. Vous ne recevrez pas de notifications pour une conversation qui ne vous est pas assignée, et la conversation restera dans la liste de l'utilisateur à qui elle est assignée.

Assigner une conversation

Il est possible de réassigner la conversation à un collègue ou à une équipe qui est mieux placée pour y répondre. Il suffit de suivre les étapes suivantes:

  1. Sélectionnez la conversation que vous souhaitez réassigner.
  2. (Facultatif) Cliquez sur Note Sleep (50), identifiez votre collègue et écrivez-lui une note expliquant pourquoi vous lui assignez cette conversation.
  3. Cliquez sur le menu déroulant, dans le haut de votre conversation.
  4. Sélectionnez l'utilisateur à qui sera assignée la conversation.

La conversation disparaîtra de votre liste et le membre de votre équipe sera informé qu'une conversation lui a été assignée. La conversation affichera la date et l'heure de la réassignation, ainsi que le nom du membre de votre équipe.

Assigner plusieurs conversations

  1. Cocher la case située à gauche du nom du client dans la liste des conversations.
  2. Sélectionnez plusieurs conversations en cliquant sur les cases, une par une, sans limite maximale. Vous pouvez également toutes les sélectionner en cliquant sur la case en haut de la liste des conversations.
  3. Sélectionnez le menu déroulant en haut de la liste des conversations.
  4. Sélectionnez l'utilisateur à qui seront assignées les conversations.

Les conversations afficheront la date et l'heure de la réassignation, ainsi que le nom du membre de votre équipe.

Rechercher les données d'un client

Utilisez la barre de recherche située dans la partie supérieure de votre page pour rechercher les données de votre clientèle. Il suffit d'entrer le nom, le type de rendez-vous, le montant du paiement effectué, le numéro de RO, le numéro de téléphone ou d'autres renseignements d'identification.

Afficher les conversations ouvertes, fermées et toutes les conversations

Vous pouvez afficher toutes les conversations, qu'elles soient ouvertes ou fermées. Si une conversation a été fermée, vous pouvez toujours la rouvrir ou effectuer une recherche dans vos conversations fermées pour afficher celles de votre choix. Ainsi, aucune conversation qui ne sera jamais supprimée de votre compte, et vous serez en mesure de garder une trace de chaque message envoyé via Kimoby.

  1. Sélectionnez l'onglet Conversations Sleep-Sep-15-2021-06-02-47-48-PM sur le côté gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez l'icône de l'entonnoir Sleep à côté de la barre de recherche en haut de votre écran.
  3. Sélectionnez Closed pour afficher toutes les conversations fermées, Open pour afficher toutes les conversations ouvertes ou All pour afficher toutes les conversations, qu'elles soient fermées ou ouvertes.

Fermer automatiquement des conversations

Puisque cette fonctionnalité est désactivée par défaut, vous devez l'activer pour qu'elle soit mise en oeuvre dans votre compte. Selon la préférence choisie, les conversations inactives après 1 à 15 jours seront fermées. Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver cette fonctionnalité à tout moment.

  1. Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit de votre écran.
  2. Sélectionnez Company settings.
  3. Sélectionnez Conversations Sleep (100) dans le menu secondaire, sur le côté gauche de votre écran.
  4. Sous Automatically closed conversations after a predefined period of inactivity, choisissez si vous voulez que Kimoby ferme votre conversation automatiquement ou non.
  5. Sélectionnez Update.

Afficher la source du message

L'affichage de la source du message est un moyen utile de savoir d'où les messages sont issus - par exemple, une automation ou une campagne. Dans les conversations d'un utilisateur, la source apparaît directement sous le message.

 

SourceMessage

 

Sélectionnez le nom de la source pour être redirigé vers l'endroit d'où le message a été envoyé. Vous pouvez également voir l'heure à laquelle le message a été envoyé ou le nombre de jours écoulés depuis son envoi.

L'icône de visualisation des messages non lus par le destinataire

Si vous êtes un gestionnaire, vous verrez un icône en forme d'oeil eye_unread qui vous permettra de savoir si l'utilisateur a vue la conversation qui lui a été assignée. L'administrateur peut utiliser cette fonction pour signaler les messages non lus et améliorer la collaboration et l'efficacité de l'équipe. Si la conversation est assignée à une équipe, l'icône ne s'affichera que si aucun membre de cette équipe n'a lu le message.

Conversations dans Appointment

Vous pouvez démarrer des conversations avec la clientèle directement dans l'interface Appointments.

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep (60) dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez une date. Si des rendez-vous sont pris à cette date, vous verrez une liste de clients venant pour leur rendez-vous.
  3. Sélectionnez la flèche déroulante à droite du rendez-vous. Vous verrez les détails du rendez-vous et aurez accès à la conversation de votre client.
  4. Rédigez votre message dans la boîte de conversation ou insérez une réponse préenregistrée.
  5. Envoyez le message en sélectionnant Send.

Conversations dans Automations

Vous pouvez démarrer des conversations avec votre clientèle directement dans l'interface Automations. 

  1. Sélectionnez l'onglet Automations Sleep (32) dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez une automation.
  3. Sélectionnez View results dans le coin supérieur droit de l'écran pour voir les clients qui ont été contacté à l'aide de l'automatisation.
  4. Sélectionnez la flèche à droite du nom du client. Vous verrez ses renseignement et sa conversation.
  5. Rédiger votre message dans la boîte de conversation ou insérez une réponse préenregistrée.
  6. Envoyer le message en sélectionnant Send.  

Conversations dans Campaigns

Vous pouvez démarrer des conversations avec votre clientèle directement dans l'interface Campaigns.

  1. Sélectionnez l'onglet Campaigns Sleep (1) dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez une campagne pour voir une liste complète des clients contactés par le biais de cette campagne.
  3. Sélectionnez la flèche déroulante à droite du nom du client. Vous verrez ses renseignements et sa conversation.
  4. Rédigez votre message dans la boîte de conversation ou insérez une réponse préenregistrée.
  5. Envoyez le message en sélectionnant Send.

Recevoir un accusé de réception

Lorsque vous envoyez des messages à votre clientèle, il est seulement possible de recevoir un accusé de réception de l'opérateur indiquant que le message a été reçu sur le téléphone de votre client. Malheureusement, il n'est pas possible de savoir si le message a été lu ou non.

Voici quelques exemples de messages d'erreur de Kimoby qui vous avertissent qu'un message n'a pas été livré.

Dans la section Appointments

 

ErrorAppointment

 

Dans la section Automations

 

ErrorAutomation

 

Dans la section Conversations

Screen Shot 2021-08-16 at 11.28.03 AM

Les messages d'erreur précédents signifient que l'opérateur téléphonique n'a pas été en mesure de livrer le message pour une raison quelconque. Il se peut que le numéro de téléphone soit erroné ou désactivé, ou encore qu'il s'agissent d'une ligne fixe.

Rédiger un message destiné à un client qui n'a plus de numéro de téléphone  cellulaire

Si votre client n'a plus de numéro de téléphone cellulaire, la boîte de messages sera bloquée et vous ne pourrez pas rédiger un nouveau message ou répondre à une conversation en cours. Pour aider votre équipe, vous pouvez laisser une note interne dans le profil ou la conversation en indiquant que cette personne ne peut plus être jointe par messagerie instantanée.

Créer des équipes dans Conversations

Le regroupement du personnel en équipes est un moyen efficace de faciliter la collaboration. Vous pouvez créer une équipe spécifique pour le marketing, par exemple, ou pour le département de service. Chaque membre de l'équipe est en mesure de voir et d'accéder aux messages des autres équipes à tout moment, pour ainsi rester au courant de tout ce qui se passe dans l'entreprise. 

Pour savoir comment créer une équipe, cliquez ici.