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L'interface Conversations est simple à utiliser et facilite le travail d'équipe grâce à une collaboration plus efficace. Les membres d'une équipe peuvent communiquer efficacement ensemble et avec les clients. Toutes les conversations sont automatiquement archivées, recherchables et facilement accessibles pour le personnel. Vous pouvez les trier à l'aide des filtres Open ou Closed. Il est également possible de retrouver une conversation spécifique à l'aide de la barre de recherche pour localiser des clients, des événements, des paiements, des rendez-vous, etc.
Liens rapides
- Afficher la conversation d'un utilisateur
- Répondre dans la conversation d'un autre utilisateur
- Assigner une conversation
- Assigner plusieurs conversations
- Rechercher les données d'un client
- Afficher les conversations ouvertes, fermées et toutes les conversations
- Fermer automatiquement les conversations
- Afficher la source du message
- Affichage des messages non lus ou sans réponse par l'icône de l'attributaire
- Conversations dans Appointments
- Conversations dans Automations
- Conversations dans Campaigns
- Revoir un accusé de réception
- Rédiger un message destiné à un client qui n'a plus de numéro de téléphone cellulaire
- Créer des équipes dans Conversations
- Exporter une conversation
Afficher la conversation d'un utilisateur
Puisqu’il est possible de voir les conversations des autres utilisateurs, rester informé sur les actualités de l’entreprise devient facile.
Pour consulter les conversations des autres équipes ou des autres utilisateurs :
- Cliquez sur le menu déroulant en haut de la page pour afficher tous les utilisateurs et toutes les équipes.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur ou de l'équipe que vous souhaitez consulter, ou cliquez sur All (Toutes) pour afficher toutes les conversations ouvertes.
- Pour revenir à l'affichage de vos conversations uniquement, cliquez à nouveau sur le menu déroulant et sélectionnez votre nom en haut de la liste.
Répondre dans la conversation d'un autre utilisateur
Vous pouvez répondre dans les conversations des autres membres de l'équipe, que le client vous ait été assigné ou non. Toutefois, lorsque vous répondez dans la conversation d'un autre utilisateur, le client saura que c'est vous qui lui envoyez un message. Vous ne recevrez pas de notifications pour une conversation qui ne vous est pas assignée, et la conversation restera dans la liste de l'utilisateur à qui elle est assignée.
Assigner une conversation
Il est possible de réassigner la conversation à un collègue ou à une équipe qui est mieux placée pour y répondre. Il suffit de suivre les étapes suivantes:
- Sélectionnez la conversation que vous souhaitez réassigner.
- (Facultatif) Cliquez sur Note
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, identifiez votre collègue et écrivez-lui une note expliquant pourquoi vous lui assignez cette conversation. - Cliquez sur le menu déroulant, dans le haut de votre conversation.
- Sélectionnez l'utilisateur à qui sera assignée la conversation.
La conversation disparaîtra de votre liste et le membre de votre équipe sera informé qu'une conversation lui a été assignée. La conversation affichera la date et l'heure de la réassignation, ainsi que le nom du membre de votre équipe.
Assigner plusieurs conversations
- Cocher la case située à gauche du nom du client dans la liste des conversations.
- Sélectionnez plusieurs conversations en cliquant sur les cases, une par une, sans limite maximale. Vous pouvez également toutes les sélectionner en cliquant sur la case en haut de la liste des conversations.
- Sélectionnez le menu déroulant en haut de la liste des conversations.
- Sélectionnez l'utilisateur à qui seront assignées les conversations.
Les conversations afficheront la date et l'heure de la réassignation, ainsi que le nom du membre de votre équipe.
Rechercher les données d'un client
Utilisez la barre de recherche située dans la partie supérieure de votre page pour rechercher les données de votre clientèle. Il suffit d'entrer le nom, le type de rendez-vous, le montant du paiement effectué, le numéro de RO, le numéro de téléphone ou d'autres renseignements d'identification.
Filtrage des conversations
Vous pouvez filtrer les conversations par ouvertes, fermées ou toutes. Si une conversation a été fermée, vous pouvez toujours l’ouvrir à nouveau ou effectuer une recherche dans vos conversations fermées pour la consulter. Cela signifie qu'aucune conversation ne sera jamais supprimée de votre compte et que vous pouvez garder une trace de toutes les communications envoyées par l'intermédiaire de Kimoby.
Pour filtrer les conversations par ouvertes, fermées ou toutes :
- Sélectionnez l'onglet Conversations
sur le côté gauche de votre écran. - Sélectionnez l'icône de l'entonnoir
à côté de la barre de recherche en haut de votre écran. - Sélectionnez Closed pour afficher toutes les conversations fermées, Open pour afficher toutes les conversations ouvertes ou All pour afficher toutes les conversations, qu'elles soient fermées ou ouvertes.
Vous pouvez également filtrer les conversations par lues, non lues et non répondues. Sachez que vous pouvez sélectionner plusieurs de ces filtres à la fois.
Pour filtrer les conversations par lues, non lues ou non répondues :
- Sélectionnez l'onglet Conversations sur le côté gauche de votre écran.
- Sélectionnez l'icône de l'entonnoir à côté de la barre de recherche en haut de votre écran.
- Sélectionnez Read pour afficher les conversations qui ont été lues, Unread pour afficher les conversations qui n'ont pas encore été lues, et Unanswered pour afficher les conversations dont le client n'a pas reçu de réponse.
Fermer automatiquement des conversations
Puisque cette fonctionnalité est désactivée par défaut, vous devez l'activer pour qu'elle soit mise en oeuvre dans votre compte. Selon la préférence choisie, les conversations inactives après 1 à 15 jours seront fermées. Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver cette fonctionnalité à tout moment.
- Sélectionnez votre profil dans le coin supérieur droit de votre écran.
- Sélectionnez Company settings.
- Sélectionnez Conversations
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dans le menu secondaire, sur le côté gauche de votre écran. - Sous Automatically closed conversations after a predefined period of inactivity, choisissez si vous voulez que Kimoby ferme votre conversation automatiquement ou non.
- Sélectionnez Update.
Afficher la source du message
L'affichage de la source du message est un moyen utile de savoir d'où les messages sont issus - par exemple, une automation ou une campagne. Dans les conversations d'un utilisateur, la source apparaît directement sous le message.
Sélectionnez le nom de la source pour être redirigé vers l'endroit d'où le message a été envoyé. Vous pouvez également voir l'heure à laquelle le message a été envoyé ou le nombre de jours écoulés depuis son envoi.
Affichage des messages non lus ou sans réponse par l'icône de l'attributaire
Si vous êtes un administrateur du compte, vous verrez une icône représentant un œil 
qui vous indiquera si l'utilisateur a vu la conversation qui lui a été attribuée. L'administrateur peut utiliser cette fonction pour signaler les messages non lus et améliorer la collaboration et l'efficacité de l'équipe. Si la conversation est attribuée à une équipe, l'icône disparaîtra dès qu’une personne de l’équipe aura lu le message.
Si un message vous est attribué, il sera surligné en rouge et accompagné d'un point rouge pour marquer le statut de la conversation comme non lu.
Si un message est resté sans réponse de la part d'un utilisateur après X heures, le message sera surligné en orange.
Conversations dans Appointment
Vous pouvez démarrer des conversations avec la clientèle directement dans l'interface Appointments.
- Sélectionnez l'onglet Appointments
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dans la partie gauche de votre écran. - Sélectionnez une date. Si des rendez-vous sont pris à cette date, vous verrez une liste de clients venant pour leur rendez-vous.
- Sélectionnez la flèche déroulante à droite du rendez-vous. Vous verrez les détails du rendez-vous et aurez accès à la conversation de votre client.
- Rédigez votre message dans la boîte de conversation ou insérez une réponse préenregistrée.
- Envoyez le message en sélectionnant Send.
Conversations dans Automations
Vous pouvez démarrer des conversations avec votre clientèle directement dans l'interface Automations.
- Sélectionnez l'onglet Automations
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dans la partie gauche de votre écran. - Sélectionnez une automation.
- Sélectionnez View results dans le coin supérieur droit de l'écran pour voir les clients qui ont été contacté à l'aide de l'automatisation.
- Sélectionnez la flèche à droite du nom du client. Vous verrez ses renseignement et sa conversation.
- Rédiger votre message dans la boîte de conversation ou insérez une réponse préenregistrée.
- Envoyer le message en sélectionnant Send.
Conversations dans Campaigns
Vous pouvez démarrer des conversations avec votre clientèle directement dans l'interface Campaigns.
- Sélectionnez l'onglet Campaigns
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dans la partie gauche de votre écran. - Sélectionnez une campagne pour voir une liste complète des clients contactés par le biais de cette campagne.
- Sélectionnez la flèche déroulante à droite du nom du client. Vous verrez ses renseignements et sa conversation.
- Rédigez votre message dans la boîte de conversation ou insérez une réponse préenregistrée.
- Envoyez le message en sélectionnant Send.
Recevoir un accusé de réception
Lorsque vous envoyez des messages à votre clientèle, il est seulement possible de recevoir un accusé de réception de l'opérateur indiquant que le message a été reçu sur le téléphone de votre client. Malheureusement, il n'est pas possible de savoir si le message a été lu ou non.
Voici quelques exemples de messages d'erreur de Kimoby qui vous avertissent qu'un message n'a pas été livré.
Dans la section Appointments
Dans la section Automations
Dans la section Conversations
Les messages d'erreur précédents signifient que l'opérateur téléphonique n'a pas été en mesure de livrer le message pour une raison quelconque. Il se peut que le numéro de téléphone soit erroné ou désactivé, ou encore qu'il s'agissent d'une ligne fixe.
Rédiger un message destiné à un client qui n'a plus de numéro de téléphone cellulaire
Si votre client n'a plus de numéro de téléphone cellulaire, la boîte de messages sera bloquée et vous ne pourrez pas rédiger un nouveau message ou répondre à une conversation en cours. Pour aider votre équipe, vous pouvez laisser une note interne dans le profil ou la conversation en indiquant que cette personne ne peut plus être jointe par messagerie instantanée.
Créer des équipes dans Conversations
Le regroupement du personnel en équipes est un moyen efficace de faciliter la collaboration. Vous pouvez créer une équipe spécifique pour le marketing, par exemple, ou pour le département de service. Chaque membre de l'équipe est en mesure de voir et d'accéder aux messages des autres équipes à tout moment, pour ainsi rester au courant de tout ce qui se passe dans l'entreprise.
Pour savoir comment créer une équipe, cliquez ici.
Exporter une conversation
Vous pouvez exporter une conversation au format PDF en cliquant sur le bouton "Export" en haut à droite de la conversation. Cela ouvrira une boîte, vous invitant à sélectionner la totalité de la conversation ou une période spécifique pour l'exportation de la conversation. L'extrait de la conversation vous sera alors envoyé par e-mail sous forme de PDF à télécharger. Les images, les vidéos et les autres fichiers joints ne seront pas affichés dans la conversation, mais le nom du fichier sera partagé comme un message texte.
Conversations archivées pour profils combinés
Une “conversation archivée” (Archived conversation) se trouve dans le profil d'un client, sous l'onglet Conversations. Ces conversations ne sont créées que dans des circonstances particulières.
Par exemple :
- Le client A est créé manuellement dans Kimoby avec le numéro de téléphone portable (555) 555-5555 et une conversation existe avec ce client.
- Le client B est créé par une intégration DMS avec le numéro de téléphone portable (444) 444-4444 et une conversation est déjà existante avec ce client.
Si le numéro de téléphone portable du client B est modifié, dans l'intégration DMS, à (555) 555-5555, Kimoby fusionnera les deux profils ensemble, puisqu'un seul numéro de téléphone portable ne peut être présent que dans le profil d’un client.
Lorsque les deux profils sont fusionnés, étant donné qu'une seule conversation par client peut être active à la fois, la conversation du client A devient une "conversation archivée".