Démarrer avec les messages automatisés

Travaillez plus astucieusement pour réduire la charge de travail en automatisant les tâches de communication répétitives. L'automatisation permet notamment à votre équipe de réduire la nombre d'appels sortants et entrants, de diminuer les absences aux rendez-vous et d'augmenter l'indice de satisfaction clients de votre entreprise. Il n'a jamais été aussi facile d'économiser du temps et des ressources pour les consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Liens rapides

Créer un message automatisé

Envoyez des messages automatisés déclenchés en fonction d'un événement particulier.

  1. Sélectionnez Automations Sleep (32) dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automation.

Choisir le nom et le type de message automatisé

  1. Nommez votre automatisation dans la case Name.
  2. Sélectionnez le type de message automatisé.
    • General: Messages envoyés selon un ensemble de règles personnalisées concernant la clientèle, les événements, les messages, etc. Avec cette option, vous pouvez également choisir de voir vos résultats par le biais de l'analyse de sentiments. 
    • Appointment reminders (rappels de rendez-vous): Messages envoyés pour permettre à votre clientèle de confirmer, d'annuler ou de reprogrammer un rendez-vous avant la date prévue.
    • Payment requests (demandes de paiement): Messages envoyés pour demander automatiquement des paiements avec Kimoby Pay.
    • Review request (demande d'évaluation): Messages envoyés pour demander automatiquement une évaluation afin de profiter d'une meilleure visibilité sociale et de contrôler votre réputation en ligne.
  3. Sélectionnez Next.

Assigner les réponses

  1. Choisissez la personne qui recevra les réponses au message automatisé. Vous pouvez également sélectionner les membres d'équipe qui recevront une notification lorsque la clientèle répond (par exemple, la direction).
  2. Sélectionnez Next.

Veuillez noter qu'avec toutes les automatisations « générales », vous pouvez activer la fonctionnalité de détection d'émotions. Kimoby triera alors automatiquement les réponses positives et négatives pour vous aider à repérer les problèmes de service et à déterminer la priorité des suivis.

Cibler une clientèle

Pour cibler une certaine clientèle dans une automatisation ou un groupe, vous aurez besoin de choisir différentes règles.

Category

Vous pouvez sélectionner chacune des quatre catégories suivantes, qui seront basées sur les informations que vous avez entrées dans votre base de données Kimoby:

  • Appointment (Rendez-vous)
  • Customer (Client)
  • Message received (Message reçu)

En fonction de votre intégration et de votre champ d'activité, vous pourrez sélectionner différentes catégories basées sur des événements pour construire de votre automatisation ou votre groupe.

Attributes

L'attribut indique à quoi votre catégorie sera liée. En d'autres termes, il s'agit des données que vous essayez d'extraire pour créer votre liste de clientèle ciblée par votre automatisation ou votre groupe.

  • Date
  • Name (Nom)
  • Phone number (Numéro de téléphone)
  • Etc. 

Pour les catégories Appointment et Customer, vous pourrez sélectionner des attributs personnalisés en fonction de votre compte.

Operator

Cette option applique des règles logiques pour déterminer et sélectionner ce que vous voulez (semblables aux règles logiques que vous utiliseriez dans un logiciel tableur).

  • Contains/does not contain (contient/ne contient pas)
  • Is/is not/is unknown (Est/n'est pas/est inconnu)
  • Etc.

Value

C'est ici que vous pouvez entrer la valeur exacte que vous souhaitez que Kimoby utilise pur cibler votre clientèle.

Rules/sub-rules

Une règle est le critère exacte que la clientèle doit satisfaire pour être ciblée par votre automatisation ou groupe. Une sous-règle est complémentaire à une règle fixe qui a été mise en place.

Si vous avez une automatisation avec quatre règles, la clientèle devra correspondre aux quatre règles pour être ciblée. En revanche, si vous avez une automatisation comportant une règle et trois sous-règles, la clientèle devra correspondre à n'importe laquelle de ces sous-règles pour être ciblée.

Cliquez ici pour obtenir plus de renseignements sur la configuration des règles propres à chaque situation.

Définissez autant de règles que vous le souhaitez pour votre automatisation. Vous serez en mesure de voir combien de clients ont été visés par votre automatisation.

Créer un message

  1. Saisissez le message de votre automatisation. 
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et vous pourrez envoyer un message test au numéro de téléphone cellulaire de votre choix.
  3. Sélectionnez Next.

Définir une heure de l'envoi

  1. Choisissez la date et l'heure d'envoi de votre message automatisé. Vous pouvez soit envoyer votre message une fois par jour en vérifiant la clientèle correspondante tous les jours, soit l'envoyer en temps réel en vérifiant la clientèle correspondante toutes les quelques minutes.
  2. Sélectionnez Create.

Tout au long du processus de configuration, vous pouvez revenir à chaque étape avant d'enregistrer votre message automatisé.

Activer un message automatisé depuis la banque de messages automatisés

La banque de messages automatisés (Automation library) contient divers modèles d'automatisations que vous pouvez utiliser et personnaliser.

  1. Sélectionnez Automations Sleep (32) dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez Automation library Sleep (30).
  3. Sélectionnez l'automatisation que vous souhaitez créer. Vous pouvez utiliser le même titre ou le modifier.
  4. Choisissez un message. Vous pouvez utiliser le même titre ou le modifier.
  5. Choisissez un message. Vous pourrez le modifier plus tard.
  6. Sélectionnez Create.
  7. Choisissez la personne qui recevra les réponses de votre message automatique.
  8. Sélectionnez Next.
  9. Si nécessaire, modifiez les règles, le message et/ou le délai de livraison et sélectionnez Create.
  10. Cliquez sur Yes, activate the automation pour activer l'automatisation.