Démarrer avec les messages automatisés

Travaillez plus astucieusement pour réduire la charge de travail en automatisant les tâches de communication répétitives. L'automatisation permet notamment à votre équipe de réduire la nombre d'appels sortants et entrants, de diminuer les absences aux rendez-vous et d'augmenter l'indice de satisfaction clients de votre entreprise. Il n'a jamais été aussi facile d'économiser du temps et des ressources pour les consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Liens rapides

• Créer un message automatisé
  • Name & Type (Nom et type)
  • Message
  • Replies (Réponses)
  • Customers (Clientèle)
  • Date & Time (Heure de l'envoi)
• Activer un message automatisé depuis la banque de messages automatisés

Créer un message automatisé

Envoyez des messages automatisés déclenchés en fonction d'un événement particulier.

1. Sélectionnez Automations dans la partie gauche de votre écran.
2. Sélectionnez New automation.

Name & Type (Nom et type)

1. Nommez votre automatisation dans la case Name.
2. Sélectionnez le type de message automatisé.
   • General: Messages envoyés selon un ensemble de règles personnalisées concernant la clientèle, les événements, les messages, etc. Avec cette option, vous pouvez également choisir de voir vos résultats par le biais de l'analyse de sentiments. 
   • Appointment reminders (rappels de rendez-vous): Messages envoyés pour permettre à votre clientèle de confirmer, d'annuler ou de reprogrammer un rendez-vous avant la date prévue.
   • Payment requests (demandes de paiement): Messages envoyés pour demander automatiquement des paiements avec Kimoby Pay.
   • Review request (demande d'évaluation): Messages envoyés pour demander automatiquement une évaluation afin de profiter d'une meilleure visibilité sociale et de contrôler votre réputation en ligne.
3. Sélectionnez Next.

Message

1. Entrez le message de votre automatisation dans l'éditeur de texte.
2. Cochez la case ci-dessous si votre message est lié au marketing.
3. Vous verrez un aperçu de votre message et vous pourrez envoyer un message de test au numéro de téléphone portable de votre choix.
4. Sélectionnez Next (Suivant).

Replies (Réponses)

Keyword-Triggered Response (Réponse déclenchée par mot-clé) (facultatif)

Vous pouvez automatiser un message de suivi basé sur la réponse d'un client à votre message d'automatisation. Vous pouvez configurer un message différent selon les mots-clés détectés dans leur réponse.

1. Cochez cette case si vous souhaitez activer un message envoyé automatiquement à un client lorsqu'il répond avec un certain mot-clé.
2. Entrez les mots-clés que vous souhaitez déclencher la réponse automatique.
3. Entrez le message de réponse automatique.
4. Sous Assigned replies (Attribuer des réponses), sélectionnez l'utilisateur qui recevra les réponses de l'automatisation lorsqu'un client répond avec l'un des mots-clés.
5. Sélectionnez Add Keyword Response (Ajouter réponse par mot-clé) si vous souhaitez ajouter d'autres réponses automatiques avec différents mots-clés. Si plusieurs mots-clés sont détectés dans la réponse d'un client, la réponse automatique envoyée sera celle qui est la plus proche du haut de la liste.

Emotion Detection (Détection d'émotion) (facultatif)

1. Cochez cette case si vous souhaitez que Kimoby catégorise automatiquement les réponses des clients en positif et négatif.
2. Sélectionnez le bouton Sentiment Score Scale Configuration (Configuration de l'échelle du score de sentiment) si vous souhaitez utiliser une échelle (normalement sur 10) pour l'évaluation du CSI.
3. Sous Negative emotion notifications (Notifications d'émotion négative), vous pouvez entrer tout utilisateur que vous souhaitez notifier si une émotion négative est détectée dans la réponse du client.

Fallback Action (Action de secours)

1. Sélectionnez l'utilisateur qui recevra par défaut les réponses de l'automatisation ou lorsque la réponse d'un client ne contient aucun des mots-clés de la Keyword-Triggered Reponse ci-dessus.
2. Sélectionnez le bouton Enable Fallback Response (Activer la réponse de secours) ici si vous souhaitez activer un message par défaut envoyé automatiquement à un client lorsqu'il répond ou si sa réponse ne contient pas de mot-clé de la Keyword-Triggered Response ci-dessus.
3. Entrez le message de réponse automatique.
4. Sélectionnez Next (Suivant).

Customers (Clientèle)

Pour cibler une certaine clientèle dans une automatisation ou un groupe, vous aurez besoin de choisir différentes règles.

Category

Vous pouvez sélectionner chacune des quatre catégories suivantes, qui seront basées sur les informations que vous avez entrées dans votre base de données Kimoby:

• Appointment (Rendez-vous)
• Customer (Client)
• Message received (Message reçu)

En fonction de votre intégration et de votre champ d'activité, vous pourrez sélectionner différentes catégories basées sur des événements pour construire de votre automatisation ou votre groupe.

Attributes

L'attribut indique à quoi votre catégorie sera liée. En d'autres termes, il s'agit des données que vous essayez d'extraire pour créer votre liste de clientèle ciblée par votre automatisation ou votre groupe.

• Date
• Name (Nom)
• Phone number (Numéro de téléphone)
• Etc. 

Pour les catégories Appointment et Customer, vous pourrez sélectionner des attributs personnalisés en fonction de votre compte.

Operator

Cette option applique des règles logiques pour déterminer et sélectionner ce que vous voulez (semblables aux règles logiques que vous utiliseriez dans un logiciel tableur).

• Contains/does not contain (contient/ne contient pas)
• Is/is not/is unknown (Est/n'est pas/est inconnu)
• Etc.

Value

C'est ici que vous pouvez entrer la valeur exacte que vous souhaitez que Kimoby utilise pur cibler votre clientèle.

Rules/sub-rules

Une règle est le critère exacte que la clientèle doit satisfaire pour être ciblée par votre automatisation ou groupe. Une sous-règle est complémentaire à une règle fixe qui a été mise en place.

Si vous avez une automatisation avec quatre règles, la clientèle devra correspondre aux quatre règles pour être ciblée. En revanche, si vous avez une automatisation comportant une règle et trois sous-règles, la clientèle devra correspondre à n'importe laquelle de ces sous-règles pour être ciblée.

Cliquez ici pour obtenir plus de renseignements sur la configuration des règles propres à chaque situation.

Définissez autant de règles que vous le souhaitez pour votre automatisation. Vous serez en mesure de voir combien de clients ont été visés par votre automatisation.

Date & Time (Heure de l'envoi)

1. Choisissez la date et l'heure d'envoi de votre message automatisé. Vous pouvez soit envoyer votre message une fois par jour en vérifiant la clientèle correspondante tous les jours, soit l'envoyer en temps réel en vérifiant la clientèle correspondante toutes les quelques minutes.
2. Sélectionnez Create.

Tout au long du processus de configuration, vous pouvez revenir à chaque étape avant d'enregistrer votre message automatisé.

Activer un message automatisé depuis la banque de messages automatisés

La banque de messages automatisés (Automation library) contient divers modèles d'automatisations que vous pouvez utiliser et personnaliser.

1. Sélectionnez Automations dans la partie gauche de votre écran.
2. Sélectionnez Automation library .
3. Sélectionnez l'automatisation que vous souhaitez créer. Vous pouvez utiliser le même titre ou le modifier.
4. Choisissez un message. Vous pouvez utiliser le même titre ou le modifier.
5. Choisissez un message. Vous pourrez le modifier plus tard.
6. Sélectionnez Create.
7. Choisissez la personne qui recevra les réponses de votre message automatique.
8. Sélectionnez Next.
9. Si nécessaire, modifiez les règles, le message et/ou le délai de livraison et sélectionnez Create.
10. Cliquez sur Yes, activate the automation pour activer l'automatisation.