Créer des messages automatisés

La création de messages automatisés pour chacune des étapes du parcours de la clientèle est une excellente façon de faire épargner du temps et des efforts à votre équipe en y investissant seulement quelques minutes. De plus, l'utilisation de messages préapprouvés permet d'assurer que le texte ne comprenne pas de fautes de grammaire ou d'orthographe.

Astuce

N'oubliez pas que si vous voulez gagner du temps en créant des automatisations, vous pouvez toujours utiliser la banque (automation library) que nous avons créée pour trouver des modèles et des règles prédéterminées. Nous avons tout préparé pour vous, alors d'hésitez pas à vous en servir!

Veuillez noter que certains messages automatisés ne sont offerts qu'avec certaines intégrations. 

Liens rapides

Arrivé

Présentation de la personne conseillère (général)

Envoyer un message automatisé pour présenter à votre client la personne responsable de son véhicule. Votre client se sentira en confiance, ce qui augmentera sa satisfaction et lui permettra de savoir avec qui communiquer pour obtenir des mises à jour sur sa voiture. 

Caractéristiques techniques

Cette automation est seulement disponible pour les clients ayant une intégration certifiée avec Reynolds and Reynolds, CDK et PBS.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automation

Choisissez un nom

  1. Donnez un nom à votre message automatisé, par exemple: « Présentation de la personne conseillère ». 
  2. Sélectionnez General: Send an automation based on your set of customized rules (Général: Envoyer un message automatisé en fonction de votre ensemble de règles personnalisées).
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées.
  2. Assurez-vous de cocher la case Automatically assign replies base on the attribute "user reference" (assigner les réponses automatiquement en fonction de l'attribut « user reference »). Si l'objet ciblé (rendez-vous ou événement) a un attribut appelé « user_reference », le système pourra tenter de faire correspondre cette chaîne ou ce chiffre au compte de la personne si elle a configuré son identification de référence dans son profil. Lorsque le système trouve une correspondance, il assignera la nouvelle conversation à la personne qui correspond à l'attribut « user_reference ». Ainsi, les conversations seront automatiquement assignées à un membre de l'équipe.
  3. Sélectionnez Next.

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Repair order opened (Catégorie: Nouveau bon de travail)
  • Attribute: Happened at (Attribut: Est arrivé à)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement)
  • Value: 0 (Valeur: 0)
  • Sélectionnez Next

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consultez la fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller.
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to...
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now.
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test. 
  6. Sélectionnez Next.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Sélectionnez Set in real-time de sorte que chaque fois qu'un client correspond aux règles, le message lui sera envoyé.
  2. Réglez une période de temps pour l'envoi de votre message. Nous vous recommandons de demeurer dans vos heures d'ouverture.
  3. Sélectionnez Create.

Exemples de messages

Voici quelques exemples de messages de présentation d'une personne conseillère que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il vous suffit de copier-coller le message dans votre conversation.

Avertissement

Ne changez aucun des mots en { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie.

  • Bonjour { customer.name }, nom nom est { referenced_user.name } de { company.name }. Je vais être votre référence pour votre véhicule aujourd'hui. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter par message texte. Je vous aviserai dès que votre véhicule est prêt. Merci et bonne journée!
  • Bonjour { customer.name }, mon nom est { referenced_user.name } chez { company.name }. C'est un plaisir de vous voir aujourd'hui. Si vous avez des questions sur votre véhicule, n'hésitez pas à me contacter par message texte. Je vous aviserai dès que votre véhicule est prêt. Merci et bonne journée!
  • { referenced_user.name } @ { company.name }, je vais être votre référence pour votre véhicule aujourd'hui. Si vous avez des questions ou avez besoin d'assistance, n'hésitez pas à me contacter par message texte. Je vous aviserai dès que votre véhicule est prêt. Merci et bonne journée!

Départ

Notification de véhicule prêt (général)

Envoyer un message automatisé à votre client lorsque son véhicule est prêt à être récupéré. Votre client pourra facilement répondre pour confirmer le montent choisi pour le récupérer.

Caractéristiques techniques

Cette automation est seulement disponible pour les clients ayant une intégration certifiée avec CDK.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automation.

Choisissez un nom

  1. Donnez un nom à votre message automatisé, par exemple: « Voiture prête ». 
  2. Sélectionnez General: Send an automation based on your set of customized rules (Général: Envoyer un message automatisé en fonction de votre ensemble de règles personnalisées).
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées.
  2. Assurez-vous de cocher la case Automatically assign replies based on the attribute "user reference" (Assigner les réponses automatiquement en fonction de l'attribut « user reference »).
  3. Vous pouvez également aviser des personnes particulières en leur envoyant des notifications.
  4. Sélectionnez Next.

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Repair order opened (Catégorie: Nouveau bon de travail)
  • Attribute: Status (Attribut: État)
  • Operator: Is (Opérateur: Est)
  • Value: C97 (Valeur: c97)
  • Sélectionnez Add new rule

Rule 2 (Règle 2):

  • Category: Work order (Catégorie: Bon de travail)
  • Attribute: Last time (Attribut: Dernière fois)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement)
  • Value: 0 days ago (Valeur: Il y a 0 jour)
  • Sélectionnez Next.

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consultez la fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller.
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to...
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now.
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test.
  6. Sélectionnez Next.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Sélectionnez Set in real-time de sorte que chaque fois qu'un client correspond aux règles, le message lui sera envoyé.
  2. Réglez une période de temps pour l'envoi de votre message. Nous vous recommandons de demeurer dans vos heures d'ouverture. 
  3. Sélectionnez Create.

Exemples de messages

Voici quelques exemples de messages pour un véhicule prêt que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il vous suffit de copier-coller le message dans votre conversation. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie.

  • Bonjour { customer.name }, je voulais vous aviser que votre véhicule est prêt. Contactez-nous en répondant à ce message. Merci! { company.name }
  • Bonjour { customer.name }, je voulais vous aviser que votre véhicule est prêt. Merci { company.name }
  • Bonjour { customer.name }, je voulais vous aviser que votre { customer.meta_vehicle_make } { customer.meta_vehicle_model } est prêt. Si vous souhaitez recevoir une copie électronique de votre facture, veuillez répondre FACTURE à ce message. Vous pouvez récupérer votre véhicule en tout temps. Merci!

Satisfaction

Suivi de satisfaction (CSI) pour le rendez-vous du jour précédant (général)

Envoyez des demandes de sondage suivant les rendez-vous avec votre clientèle. Vous pourrez aborder rapidement les problèmes avant qu'ils ne fassent l'objet d'une escalade et obtenir un aperçu de ce que votre équipe fait bien.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automation dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Choisissez un nom

  1. Donnez un nom à votre message automatisé, par exemple « Suivi de satisfaction de la clientèle ».
  2. Sélectionnez General: Send an automation based on your set of customized rules (Général: Envoyer un message automatisé en fonction de votre ensemble de règles personnalisées).
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées.
  2. Sélectionnez la case Emotion detection si vous voulez que le système classe automatiquement les réponses de la clientèle selon des catégories positives et négatives. Cela vous aidera à déterminer les problèmes au niveau du service et à prioriser les suivis.
  3. Sélectionnez Next.

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Repair order closed (Catégorie: Bon de travail fermé)
  • Attribute: Last time (Attribut: Dernière fois)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement)
  • Value: 1 day(s) ago (Valeur: Il y a 1 jour)
  • Sélectionnez Next.

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consultez la fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller.
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to...
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now.
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test. 
  6. Sélectionnez Next.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Réglez la date et l'heure pour l'envoi de votre message. Votre message peut être envoyé une fois par jour si vous le désirez, ou chaque fois qu'une personne correspond à vos règles d'automatisation dans une période de temps particulière (nous vous recommandons de demeurer dans vos heures d'ouverture).
  2. Sélectionnez Create.

Remarque

Si vous réglez un rappel automatisé un jour après le rendez-vous, cela signifie que vous enverrez un message, par exemple, le mardi pour un rendez-vous le lundi. Ainsi, pour un rendez-vous le vendredi, le message devrait être envoyé le lundi suivant, ce qui laisse un écart de trois jours entre le rendez-vous et le message d'ISC.

  • Suivi de l'induce de satisfaction client (ISC) du mardi au vendredi: 1 jour après
  • Suivi de l'indice de satisfaction client (ISC) le lundi: trois jours après

Exemples de messages

Voici quelques exemples de messages pour un suivi de l'indice de satisfaction client (ISC) que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il vous suffit de copier-coller le message dans votre conversation. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie.

Changez les mots entre [ crochets ], selon l'information voulue.

  • Bonjour { customer.name }, chez { company.name | write your fallback value }, nous sommes fiers d'offrir un service de grande qualité à notre clientèle. Comment évaluez-vous votre dernière visite sur 10? Textez "1" pour une expérience très négative et "10" pour une expérience très positive. Merci de prendre quelques minutes pour nous répondre et compléter le sondage que vous recevrez de [ENTRER LE MANUFACTURIER]. Merci.
  • Bonjour { customer.name }, avez-vous rencontré des difficultés lorsque votre véhicule était en réparation? Est-ce que quelqu'un a pu vous aider? S.V.P répondre par OUI ou NON. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires. Merci et à bientôt. { company.name }
  • Bonjour { customer.name }, puisque la satisfaction de nos clients nous tient à coeur, nous désirons savoir si vous êtes entièrement satisfait des services reçus lors de votre dernière visite chez { company.name }. Merci de prendre quelques minutes pour nous répondre et compléter le sondage que vous recevrez de [ENTRER LE MANUFACTURIER].

Demandes d'évaluation

Envoyez des demandes d'évaluation automatisées pour en apprendre davantage sur l'expérience de la clientèle. La publication d'évaluations positives améliorera votre réputation en ligne, ce qui pourrait potentiellement attirer une nouvelle clientèle.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez Next automation dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Choisissez un nom

  1. Donnez un nom à votre message automatisé, par exemple: « Demandes d’évaluation ».
  2. Sélectionnez Review request: Send a review request with an automated message (Demande d'évaluation: envoyer une demande d'évaluation par message automatisé).
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées.
  2. Sélectionnez Next.

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Repair order closed (Catégorie: Bon de travail fermé)
  • Attribute: Last time (Attribut: Dernière fois)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement)
  • Value: 1 day(s) ago (Valeur: Il y a 1 jour)
  • Sélectionnez Next.

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consultez la fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller.
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to...
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now.
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test. 
  6. Sélectionnez Next

Réglez le moment de l'envoi

  1. Réglez la date et l'heure pour l'envoi de votre message. Votre message peut être envoyé une fois par jour si vous le désirez, ou chaque fois qu'une personne correspond à vos règles d'automatisation dans une période de temps particulière (nous vous recommandons de rester dans vos heures d'ouverture).
  2. Sélectionnez Create.

Remarque

Si vous réglez une demande d'évaluation un jour après le rendez-vous, cela signifie que vous enverrez un message, par exemple, le mardi pour un rendez-vous le lundi. Ainsi, pour un rendez-vous le vendredi, le message devrait être envoyé le lundi suivant, ce qui laisse un écart de trois jours entre le rendez-vous et la demande d'évaluation.

  • Demandes d'évaluation du mardi au vendredi: un jour après
  • Demandes d'évaluation le lundi: trois jours après

Exemples de message

Voici quelques exemples de demandes d'évaluation que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il suffit de copier-coller le message dans votre conversation. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }. puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie.

  • Hello { customer.name }, at { company.name }, we want to make sure our customers are happy with their experience. We'd appreciate it if you could leave us a review by clicking on the link below. Thank you!
  • Hello { customer.name }, How was your experience with us this week? We'd love to hear from you! Leave us a review and your comments by clicking on the following link. Thank you! { company.name }
  • Hi { customer.name }, How did you find your overall experience at { company.name }? Let us know by clicking on the link to leave a review. Thank you in advance!

Reciblage

Rappel d'entretien semestriel (général)

Envoyez un rappel à votre clientèle pour lui rappeler de fixer un rendez-vous. Vous augmenterez les ventes en encourageant la clientèle à revenir à votre commerce. Bien que les règles pour ces messages automatisés sont réglées ax six mois, vous pouvez modifier la période de temps.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automation dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Choisissez un nom

  1. Donnez un nom à votre message automatisé, par exemple: « Rappel semestriel ».
  2. Sélectionnez General: Send your automation base on your set of customized rules (Général: Envoyer un message automatisé en fonction de votre ensemble de règles personnalisées).
  3. Sélectionnez Next

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées. 
  2. Sélectionnez Next

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Repair order closed (Catégorie: Bon de travail fermé)
  • Attribute: Last time (Attribut: Dernière fois)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement0
  • Value: 180 days ago, for six months reminder (Valeur: Il y a 180 jours pour un rappel semestriel)
  • Sélectionnez Add sub-rule

Il est préférable d'envoyer ces messages automatisés seulement une fois par semaine. Vous devez ajouter des sous-règles pour cibler une période de sept jours, ce qui couvre une semaine complète.

Sub-rule 1 (Sous-règle1):

  • Category: Repair order closed (Catégorie: Bon de travail fermé)
  • Attribute: Last time (Attribut: Dernière fois)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement)
  • Value: 179 days ago (Valeur: Il y a 179 jours)
  • Sélectionnez Add sub-rule.

Sub-rue 2 (Sous-règle 2):

Entrez la même chose que pour la sous-règle 1, mais pour 178 jours.

  • Category: Repair order closed (Catégorie: Bon de travail fermé)
  • Attribute: Last time (Attribut: Dernière fois)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement)
  • Value: 178 days ago (Valeur: Il y a 178 jours)

Puis, créez une sous-règle 3 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 177 jours.

Puis créez une sous-règle 4 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 176 jours. 

Puis, créez une sous-règle 5 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 175 jours.

Puis, créez une sous-règle 6 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 174 jours. 

Rule 2 (Règle 2):

Configurez cette règle pour cibler la clientèle appropriée et exclure tout véhicule faisant actuellement l'objet d'un entretien ou pour lequel il y a un bon de travail en cours. 

  • Sélectionnez Add new rule dans votre message automatisé. 
  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Last one (Attribut: Dernier)
  • Value: 180 days ago, for a six months reminder. (Valeur: Il y a 180 jours, pour un rappel semestriel)
  • Sélectionnez Add sub-rule

Sub-rule 1 (Sous-règle 1):

  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Last one (Attribut: Dernier)
  • Operator: More than (Opérateur: Plus que)
  • Value: 179 days ago (Valeur: il y a 179 jours)
  • Cliquez sur Add sub-rule.

Puis, créez une sous-règle 2 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 178 jours. 

Puis, créez une sous-règle 3 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 177 jours. 

Puis, créez une sous-règle 4 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 176 jours. 

Puis, créez une sous-règle 5 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 175 jours.

Puis, créez une sous-règle 6 avec les mêmes informations que la précédente, mais pour 174 jours.

Rule 3 (Règle 3):

Enfin, configurez cette règle pour vous assurer que la personne qui recevra votre message automatisé n'ait pas déjà un rendez-vous prévu.

  • Sélectionnez Add new rule dans votre message automatisé.
  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Next one (Attribut: Prochain)
  • Operator: Does not exist (Opérateur: N'existe pas)

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consulter la fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller. 
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to... 
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test.
  6. Sélectionnez Next.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Réglez la date et l'heure pour l'envoi de votre message. Votre message peut être envoyé une seule fois par our si vous le désirez, ou chaque fois qu'une personne correspond à vos règles d'automatisation dans une période de temps particulière (nous vous recommandons de demeurer dans vos heures d'ouverture).
  2. Sélectionnez Create.

Exemples de messages

Voici quelques exemples de rappel d'entretien que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il vous suffit de copier-coller le message dans votre conversation. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie.

  • Bonjour { customer.name }, selon nos dossiers, votre dernier rendez-vous d'entretien daterait de [ENTRER LA PÉRIODE, ex : de 6 mois]. Contactez-nous en répondant à ce message et il nous fera plaisir de fixer un rendez-vous. Au plaisir de vous voir, { company.name }
  • Bonjour { customer.name }, nous espérons que vous appréciez toujours votre expérience avec { company.name }. Selon nos dossiers, votre { customer.vehicle } est dû pour un entretien. Si vous n'avez fait d'entretien sur votre véhicule lors des derniers douze mois, contactez-nous en répondant à ce message et il nous fera plaisir de vous fixer un rendez-vous. Au plaisir de vous voir, { company.name }.
  • Bonjour { customer.name }, cela fait déjà un moment que vous n'êtes pas venu nous voir. Votre véhicule aurait-il besoin d'un entretien? Répondre SERVICE et nous vous proposerons un choix de dates. Au plaisir de vus voir, { company.name }.

Rendez-vous

Merci d'avoir pris rendez-vous

Améliorez votre service à la clientèle en confirmant le rendez-vous de votre client dès la prise de rendez-vous.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automation dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Choisissez un nom

  1. Donnez un nom à votre message automatisé, par exemple: « Merci d'avoir pris rendez-vous ».
  2. Sélectionnez General: Send an automated message based on your set of customized rules (Général: Envoyer un message automatisé en fonction de votre ensemble de règles personnalisées).
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées.
  2. Sélectionnez Next.

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Appointment (Catégories: Rendez-vous)
  • Attribute: Created at (Attribut: Créé à)
  • Operator: Exactly (Opérateur: Exactement)
  • Value: 0 days ago (Valeur: Il y a 0 jour)
  • Sélectionnez Add new rule dans votre message automatisé.

Rule 2 (Règle 2):

  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Next (Attribut: Suivant)
  • Operator: In more than (Opérateur: Dans plus de)
  • Value: 1 day (Valeur: 1 jour)
  • Sélectionnez Next.

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consultez le fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller.
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to...
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now.
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test.
  6. Sélectionnez Next.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Réglez la date et l'heure pour l'envoi de votre message. Votre message peut être envoyé une fois par jour si vous le désirez, ou chaque fois qu'une personne correspond à vos règles d'automatisation dans une période de temps particulière (nous vous recommandons de demeurer dans vos heures d'ouverture).
  2. Sélectionnez Create.

Exemples de messages

Voici quelques exemples de messages de remerciement que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il vous suffit de copier-coller le message dans votre conversation. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie. 

  • Merci d'avoir pris rendez-vous avec nous le { appointment.start_at_date } à { appointment.start_at_time }. Si vous avez des questions ou que vous souhaitez modifier votre rendez-vous, répondez simplement à ce message. Bonne journée!
  • Votre rendez-vous chez { company.name } est confirmé pour le { appointment.start_at_date } à { appointment.start_at_time }. Merci d'avoir pris rendez-vous avec nous! Si vous souhaitez nous joindre avant cette date, répondez simplement à ce message.

Rappel de rendez-vous pour un rendez-vous le lendemain

Permettez à votre clientèle de confirmer, d'annuler ou de modifier un rendez-vous afin d'éviter des rendez-vous manqués. Vous améliorerez la satisfaction de la clientèle en lui montrant qu'elle est importante pour vous.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automation dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Choisissez un nom

  1. Donnez un nom à votre message automatisé, par exemple: « Merci d'avoir pris rendez-vous ». 
  2. Sélectionnez Appointment reminders: Confirm your appointments with an automated message (Rappels de rendez-vous: Confirmer vos rendez-vous avec un message automatisé). 
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées. 
  2. Sélectionnez Next.

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Date (Attribut: Date)
  • Operator: In (Opérateur: Dans)
  • Value: 1 day (Valeur: 1 jour)
  • Sélectionnez Add new rule.

Rule 2 (Règle 2):

  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Status (Attribut: État)
  • Operator: Is not (Opérateur: N'est pas)
  • Value: Canceled (Valeur: Annulé)
  • Sélectionnez Next.

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consultez la fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller. 
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to...
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test. 
  6. Sélectionnez Next.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Réglez la date et l'heure pour l'envoi de votre message. Votre message peut être envoyé une fois par jour si vous le désirez, ou chaque fois qu'une personne correspond à vos règles d'automatisation dans une période de temps particulière (nous vous recommandons de demeurer dans vos heures d'ouverture).
  2. Sélectionnez Create.

Exemples de messages

Voici quelques exemples de messages de rappels de rendez-vous pour un rendez-vous le lendemain que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il vous suffit de copier-coller le message dans votre conversation. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie. 

  • Bonjour { customer.name }! N'oubliez pas votre rendez-vous demain à { appointment.start_at_time } chez { company.name }. Si vous devez modifier votre rendez-vous, veuillez répondre à ce message. Merci!
  • Bonjour { customer.name }, ici { referenced_user.name } chez  { company.name }. Juste un petit rappel pour vous dire qu'on vous attend demain à { appointment.start_at_time }. Si vous devez modifier votre rendez-vous, faites-le-moi savoir en répondant simplement à ce message. Merci!

Message de rendez-vous manqué (général)

Ce message est envoyé deux heures après le rendez-vous manqué et propose à votre client de prendre un nouveau rendez-vous.

Caractéristiques techniques

Cette automation est seulement disponible pour les clients ayant une intégration certifiée avec Reynolds and Reynolds, CDK et PBS.

  1. Accédez à la section Automations Sleep (32) à la gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez General: Send an automated message based on your set of customized rules (Général: Envoyer un message automatisé en fonction de votre ensemble de règles personnalisées).
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Déterminez qui recevra les réponses automatisées. Vous pouvez également aviser des personnes particulières en leur envoyant des notifications.
  2. Sélectionnez Next.

Ciblez la clientèle

Rule 1 (Règle 1):

  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Time (relative ) (Attribut: Temps (relatif))
  • Operator: Less than (Opérateur: Moins de)
  • Value: 130 minutes ago (Valeur: Il y a 130 minutes)
  • Sélectionnez Add new rule.

Rule 2 (Règle 2):

  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Time (relative) (Attribut: Temps (relatif))
  • Operator: More than (Opérateur: Plus de)
  • Value: 120 minutes ago (Valeur: Il y a 120 minutes)
  • Sélectionnez Add new rule.

Rule 3 (Règle 3):

  • Category: Appointment (Catégorie: Rendez-vous)
  • Attribute: Last time (Attribut: Dernière fois)
  • Operator: More than (Opérateur: Plus de)
  • Value: 1 day ago (Valeur: 1 jour)
  • Sélectionnez Add sub-rule.

Sub-rule 1 (Sous-règle 1):

  • Category: Work order (Catégorie: Bon de travail)
  • Attribute: Times (Attribut: Fois)
  • Operator: Equal (Opérateur: Égale)
  • Value: 0 (Valeur: 0)
  • Sélectionnez Next.

Créez un message

  1. Rédigez le message automatisé que vous voulez envoyer. Consultez la fin de cette section pour trouver des exemples que vous pouvez copier-coller.
  2. Vous verrez un aperçu de votre message et pourrez envoyer un test au numéro de téléphone de votre choix en sélectionnant la case Send test message to...
  3. Entrez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  4. Sélectionnez Test now.
  5. Dans la boîte de réception du téléphone en question, vous verrez le message test. 
  6. Sélectionnez Next.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Sélectionnez Set in real-time de sorte que chaque fois qu'un client correspond aux règles, le message lui sera envoyé.
  2. Réglez une période de temps pour l'envoi de votre message.
  3. Sélectionnez Create.

Votre message automatisé sera envoyé aux personnes ayant un rendez-vous prévu il y a deux heures, qui n'ont pas passé un bon de travail dans les deux dernières heures et dont le rendez-vous n'a pas été annulé.

Exemples de messages

Voici quelques exemples de messages de rendez-vous manqué que vous pouvez envoyer à votre clientèle. Il vous suffit de copier-coller le message dans votre conversation. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie.

  • Bonjour { customer.name }, vous nous avez manqué aujourd'hui à { appointment.start_at_time }, chez { company.name }. Pour reprendre votre rendez-vous, répondez RDV à ce message. Merci et à bientôt!
  • Bonjour { customer.name }, nous ne vous avons pas vu aujourd'hui chez { company.name }. Indiquez-nous vos disponibilités pour reprendre votre rendez-vous! Merci et à bientôt!
  • Bonjour { customer.name }, vous aviez un rendez-vous avec nous, { company.name } aujourd'hui à { appointment.start_at_time }. Aviez-vous toujours besoin d'un rendez-vous avec nous? Contactez-nous en répondant à ce message.