Réservations

Créer des réservations pour les conducteurs et les véhicules de manière traditionnelle a toujours été compliqué et difficile à gérer. Avec Kimoby Go, créer des réservations, c'est facile et entièrement centralisé en un seul endroit. Dans la section Bookings (Réservations), vous pouvez créer des réservations de voiturier, de navette ou de véhicule de prêt, voir et gérer toutes vos réservations existantes, et même traiter les paiements pour vos réservations.

Liens rapides

1. Création d'une Nouvelle Réservation
   1. Navette
   2. Voiturier
   3. Véhicule de prêt
2. Facturation
   1. Facturation d'un Client
   2. Configuration des Frais Kimoby Go

Création d'une Nouvelle Réservation

Il existe trois types de réservations différentes qui peuvent être créées dans Kimoby Go : Shuttle (Navette), Valet (Voiturier), et Loaner Vehicle (Véhicule de Prêt).

Shuttle (Navette)

Pour créer une nouvelle réservation de Navette :

1. Cliquez sur l'onglet Kimoby Go.
2. Cliquez sur le sous-onglet Bookings (Réservations).
3. Cliquez sur New Booking (Nouvelle Réservation).
4. Sous Customer, entrez le nom ou le numéro de téléphone du client.
5. Dans le menu déroulant Logistics (Logistique), sélectionnez Shuttle (Navette).
6. Sous Shuttle trip (Trajet de la Navette) :
   1. Sélectionnez si ce trajet sera un Drop-Off (Dépôt) (déposer le client à la concession) ou un Pick-Up (Ramassage) (ramasser le client à la concession et l'amener à son adresse).
   2. Entrez l'adresse de départ dans Departure Address.
   3. Entrez l'adresse de destination dans Destination Address.
   4. Entrez l'adresse de retour dans Return Address.
   5. Entrez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que la réservation commence.
   6. Entrez le Buffer Time (une période tampon pour tenir compte du trafic et d'autres retards imprévus).
   7. Cliquez sur Calculate Trip (Calculer le Trajet).
7. Sous Driver (Chauffeur), sélectionnez le chauffeur qui conduira le véhicule de la navette.
8. Ci-dessous, il y a une partie du temps estimé que le trajet devrait prendre.
9. Sélectionnez Return Trip (Trajet Retour de la Navette) si vous souhaitez réserver le trajet retour tout de suite (peut être fait plus tard). Remplissez-le de la même manière que le trajet initial de la navette.
10. (Étape facultative): Sous Service Advisor (Conseiller de Service), entrez l'utilisateur de Kimoby qui sera en communication avec le client.
11. (Étape facultative): Sous Notes, ajoutez toutes notes supplémentaires à la réservation.
12. Cliquez sur New Booking (Nouvelle Réservation) une fois terminé.

Voiturier

1. Cliquez sur l'onglet Kimoby Go.
2. Cliquez sur le sous-onglet Bookings (Réservations).
3. Cliquez sur New Booking (Nouvelle Réservations). 
4. Sous Customer (Client), entrez le nom ou le numéro de téléphone du client.
5. Dans le menu déroulant Logisitics (Logistique), sélectionnez Valet (Voiturier).
6. Sous Customer Vehicle Info (Infos Véhicule Client), entrez l'année, la marque, le modèle, la couleur et les 6 derniers chiffres du NIV du véhicule du client qui doit être récupéré.
7. Sous Valet Trip (Trajet Valet) :
   1. Sélectionnez si ce trajet sera un Drop-Off (Dépôt) (déposer le client à la concession) ou un Pick-Up (Ramassage) (ramasser le client à la concession et l'amener à son adresse).
   2. Entrez l'adresse de départ dans Departure Address.
   3. Entrez l'adresse de destination dans Destination Address.
   4. Entrez l'adresse de retour dans Return Address.
   5. Entrez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que la réservation commence.
   6. Entrez le Buffer Time (une période tampon pour tenir compte du traffic et d'autres retards imprévus).
   7. Cliquez sur Calculate Trip (Calculer le Trajet).
8. Sélectionnez Loaner Vehicle (Véhicule de Prêt) si la réservation comprendra un véhicule de prêt pour le client à utiliser.
9. 
   

   Si la réservation comprend un véhicule de prêt : Entrez le From Date (Date de Début) (date à laquelle le client sera en possession du véhicule) et la date de retour, si applicable. Sous Vehicle (Véhicule), sélectionnez le véhicule que le client utilisera. Vous pouvez  sélectionner un groupe de véhicules si vous ne souhaitez pas attribuer un véhicule spécifique immédiatement. Cliquez ici pour plus d'informations sur les groupes de véhicules. Sous Valet vehicle driver (Chauffeur du voiturier), sélectionnez le conducteur qui livrera le véhicule de prêt et ramènera le véhicule du client au concessionnaire.

   Si la réservation ne comprend pas de véhicule de prêt : Sous Chauffeur de navette, sélectionnez le conducteur qui transportera le chauffeur du véhicule de service à l'adresse du client. Sous Chauffeur du véhicule de service, sélectionnez le conducteur qui ramènera le véhicule du client au concessionnaire.

    

10. Ci-dessous, vous trouverez un horaire estimé de la durée du trajet.

    

11. Sélectionnez Customer vehicle return (Retour du véhicule du client) si le véhicule du client doit être retourné par un chauffeur. Remplissez-le de la même manière que le trajet initial en service de voiturier. 

12. Étape optionnelle : Sous Service advisor (Conseiller de service), entrez l'utilisateur Kimoby qui sera en communication avec le client.

13. Étape optionnelle : Sous Notes, ajoutez toutes notes supplémentaires à la réservation.

14. Sous Billing (Facturation), sélectionnez si des frais seront crédités. Entrez les informations de la carte de crédit du client si nécessaire (peut également être fait plus tard). 

15. Cliquez sur New Booking (Nouvelle Réservation) lorsque vous avez terminé.

Vehicule de prêt

Pour créer une nouvelle réservation de Voiturier :

1. Cliquez sur l'onglet Kimoby Go.
2. Cliquez sur le sous-onglet Bookings (Réservations).
3. Cliquez sur New Booking (Nouvelle Réservations). 
4. Sous Customer (Client), entrez le nom ou le numéro de téléphone du client.
5. Dans le menu déroulant Logisitics (Logistique), sélectionnez Valet (Voiturier).
6. Sous la section Loaner Vehicle (Véhicule de Prêt) :
   1. Entrez la From Date (Date de Début) (date à laquelle le client sera en possession du véhicule) et la Return Date (Date de Retour), si applicable.
   2. Sous Vehicle (Véhicule), sélectionnez le véhicule que le client utilisera. Alternativement, vous pouvez sélectionner un groupe de véhicules si vous ne souhaitez pas attribuer un véhicule spécifique immédiatement. Cliquez ici pour plus d'informations sur les parcs de véhicules.
7. Étape facultative : Sous Service Advisor (Conseiller de service), entrez l'utilisateur de Kimoby qui sera en communication avec le client.
8. Étape facultative : Sous Notes, ajoutez toute note supplémentaire à la réservation.
9. Sous Billing (Facturation), sélectionnez si des frais seront crédités. Entrez les informations de carte de crédit du client si nécessaire (peut également être fait plus tard).
10. Cliquez sur Reserve Vehicle (Réserver le Véhicule) une fois terminé.

Facturation

La section Facturation est l'endroit où vous pouvez consulter et effectuer des paiements avec Kimoby Go. Ici, vous pouvez facturer les clients suite à une réservation et leur facturer les frais associés.

Facturer un Client

Pour facturer un client après une réservation :

1. Cliquez sur l'onglet Kimoby Go.
2. Cliquez sur le sous-onglet Bookings (Réservations).
3. Cliquez sur la section Billing (Facturation) en haut de l'écran.
4. Dans le tableau ci-dessous, sous l'onglet Payment Due (Paiement dû), cliquez sur le client que vous souhaitez facturer.
5. Une fenêtre intitulée Booking detail (Détail de la réservation) s'ouvrira contenant les frais associés à cette réservation. Voir la section ci-dessous pour plus d'informations sur la configuration des frais.
6. Sous Card payment method (Méthode de paiement par carte), cliquez sur New (Nouveau) pour entrer les informations de carte de crédit du client si elles ne sont pas déjà saisies.
7. Cliquez sur Process payment (Traiter le paiement).
   
   

Configuration des frais de Kimoby Go

Après avoir cliqué sur une réservation de client dans la section Billing (Facturation), la fenêtre Booking detail (Détails de la réservation) s'ouvrira. Ici, vous pouvez gérer les frais qui seront facturés au client.

Pour ajouter un nouveau frais :

1. Cliquez sur New item (Nouvel élément) pour ajouter un nouveau frais.
2. Entrez le nom du frais.
3. Entrez la quantité du frais.
4. Entrez le montant ($) du frais.
5. Cochez la case Taxable si ce frais sera soumis à des taxes.
6. Cliquez sur Remove (Supprimer) pour effacer le frais.

Vous pouvez également créditer l'un des frais dans cette fenêtre en cliquant sur le bouton Credit (Créditer) . Le montant total sera automatiquement marqué pour crédit, mais la quantité et les montants ($) peuvent tous deux être modifiés.