La gestion de statut de vos rendez-vous est facile grâce à l'interface intuitive de la section Appointments. Vous pouvez rapidement créer et rechercher des rendez-vous existants, modifier les renseignements de votre clientèle et même entamer ou poursuivre une conversation avec celle-ci. L'envoi de rappels de rendez-vous est l'un des meilleurs moyens d'automatiser les tâches répétitives et d'épargner du temps à votre personnel, qui peut ainsi se consacrer à d'autres tâches.
Liens rapides
- Vue d'ensemble de l'interface
- Statuts des rendez-vous
- Statuts des messages
- Utiliser les filtres de rendez-vous
Vue d'ensemble de l'interface
Dans la section Appointments, allez dans la partie gauche de la page pour créer un nouveau rendez-vous ou rechercher un rendez-vous existant. Vous pouvez également utiliser les filtres pour trouver un rendez-vous par date, par statut du rendez-vous, par statut du message ou en fonction d'autres raisons (comme les rendez-vous avec des notes). Kimoby change automatiquement les statuts de rendez-vous quand votre clientèle répond OUI ou NON au message de rappel de rendez-vous. Si quelqu'un répond autre choses, vous pouvez changer le statut manuellement.
Statuts des rendez-vous
Dans la section Appointments, vous pouvez voir les statuts de vos rendez-vous avec la réponse de vos clients.
Chaque statut de rendez-vous est présenté avec une couleur spécifique permettant une identification simple et rapide:
- Crochet vert: Le rendez-vous a été confirmé par votre client ou par vous-même.
- Tiret jaune: Le rendez-vous est toujours en attente et n'a pas reçu de réponse.
- Flèche ronde bleue: Le rendez-vous a été reporté.
- X rouge: Le rendez-vous a été annulé.
Statuts des messages
La section Appointments vous permet de voir le statut de vos messages pour chaque automation.
Le statut des messages est indiqué sous Reminder:
- Sent (Envoyé): Vous pouvez voir si votre message a été envoyé ou non. Sous Response, vous pouvez également voir si votre client a répondu. En fonction de sa réponse, vous pourrez annuler ou reporter son rendez-vous.
- Not sent (Non envoyé): Lorsqu'un rendez-vous est créé, il est réglé par défaut à Not sent. Si l'automatisation exclut le rendez-vous, le message ne sera pas envoyé et votre client ne recevra aucun rappel.
- Error: L'opérateur téléphonique n'a pas été en mesure de transmettre le message. Cela peut être causé par une erreur ou une annulation du numéro de téléphone, entre autres.
- Landline (Ligne fixe): Kimoby filtrera automatiquement les numéros de ligne fixe. Vous pouvez filtrer ces numéros pour savoir qui ne recevra pas votre message texte. De cette façon, vous pourrez joindre ces personnes d'une autre manière.
- Unsubscribed (Désabonné): Votre client s'est désinscrit de vos communications et ne peut donc pas recevoir vos messages texte.
Dans la partie droite de la page, vous verrez les noms, numéros de téléphone et statuts des rendez-vous de votre clientèle. Vous verrez aussi si vous avez déjà envoyé un rappel, ainsi que les réponses reçues. Vous pouvez rapidement obtenir un aperçu des statuts des rendez-vous actuels de votre clientèle et des prochaines étapes à entreprendre.
Pour obtenir plus de renseignements sur un client, il suffit de cliquer sur son nom. Vous pourrez voir les information relatives à son rendez-vous et ses renseignements personnels, au cas où vous auriez besoin d'apporter des modifications. Depuis cet endroit, vous pouvez facilement entamer ou poursuivre une conversation avec votre client en lui envoyant un message texte.
Utiliser les filtres de rendez-vous
Sur le côté gauche de la page, vous verrez trois types de filtres de rendez-vous: Appointment status (Statut du rendez-vous), Message status (Statut du message) et Other filters (Autres filtres). En cliquant sur la case à cocher, vous pouvez filtrer vos rendez-vous pour voir combien sont prévus à une date précise par statut.