Introduction à Bons de travail

La fonctionnalité Bons de travail (Repair orders) est un outil de communication interne pour les bons de travail et sert de plateforme pour les fichiers clients tels que les devis, les factures, les photos et vidéos. C'est un outil que vous et votre équipe pouvez facilement utiliser pour communiquer entre vous au sujet de bons de travail spécifiques, obtenir les dernières mises à jour sur les réparations et les pièces, ou demander des photos qui seront transmises aux clients.

Cette fonctionnalité vous permet de renforcer vos processus internes. Les bons de travail sont générés automatiquement à partir des rendez-vous dans votre DMS, de sorte que la saisie de données répétitives n'est pas nécessaire. Chaque note interne liée à un bon de travail est capturée en temps réel et disponible pour tous dans un seul espace. Tous les fichiers pertinents concernant un bon de travail se trouvent également rapidement au même endroit, ce qui évite de perdre du temps à retrouver des fichiers perdus pour des demandes de garantie ou des références futures.

Bons de travail facilite la gestion des bons de travail entre vous et vos collègues, ce qui vous permet de gagner du temps et de rationaliser le processus de communication. 

Liens rapides 

• Naviguer dans la fonctionnalité Bons de travail
• Création de contenu pour la communication interne
• Gestion de l'espace du bon de travail

Naviguer dans la fonctionnalité Bons de travail 

Sous My repair orders, vous trouverez tout espace que vous possédez ou auquel vous avez été ajouté, tandis que sous All repair orders, vous trouverez tous les espaces existants, y compris ceux dont vous ne faites pas partie.

 

Vous pouvez rechercher des espaces de bons de travail spécifiques en utilisant la barre de recherche et en tapant le nom du client, le numéro de téléphone portable, le numéro du bon de travail ou le numéro d'étiquette.

Chaque espace de bon de travail a un statut. Les statuts sont les suivants :

• In progress (Pour les rendez-vous qui ont lieu ce jour-là)

• Upcoming (Pour les rendez-vous à venir le lendemain ou plus tard)

• Completed (Lorsqu'un bon de travail est clôturé)

Les statuts sont mis à jour automatiquement par votre DMS, mais peuvent également être modifiés manuellement en cliquant sur l'espace du bon de travail du client et en sélectionnant un nouveau statut dans le menu déroulant.

Vous pouvez facilement accéder à la conversation avec le client en cliquant sur View conversation dans le coin supérieur droit de tout espace de bon de travail. Pour revenir à l'espace du bon de travail, cliquez sur la case Repair orders située à droite de la conversation.

Si vous souhaitez afficher les informations du client directement à partir du Bon de travail, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur l’espace de bon de travail (Repair order) du client
2. Dans la partie droite de l'espace, cliquez sur l'onglet Information
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Customer Information

Création de contenu pour la communication interne

Pour communiquer avec un autre collègue dans l'espace du Bon de travail, tapez le symbole "@" pour afficher une liste d'utilisateurs et sélectionnez celui ou ceux avec lesquels vous souhaitez communiquer. Vous pouvez ensuite entrer le message que vous souhaitez transmettre. Les participants marqués seront alors informés qu'un message a été envoyé à leur attention. 

Pour ajouter ou supprimer un autre utilisateur dans un bon de travail :

1. Cliquez sur le bon de travail (Repair order) en question.
2. Cliquez sur Participants.
3. Recherchez le ou les utilisateurs que vous voulez ajouter et cliquez sur Add ou Remove.
4. Une fois terminé, cliquez sur Update.
   
   
   

Vous pouvez également mentionner l'utilisateur dans la zone de texte en utilisant le symbole "@" suivi de son nom. Cela ajoutera automatiquement cet utilisateur en tant que participant. 

Si l'utilisateur que vous souhaitez ajouter ne figure pas dans la liste, cliquez sur le lien "Demander une invitation" en haut de la boîte des participants suggérés et remplissez le formulaire. Les administrateurs de votre compte recevront alors une demande d'invitation par courrier électronique. Si vous êtes un administrateur de compte, vous pouvez simplement cliquer sur le lien "Inviter un utilisateur" pour ajouter un collègue.

Pour envoyer des photos et des vidéos à un client, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton Join file (icône en forme de trombone) dans la boîte de message.
2. Choisissez le fichier sur votre ordinateur et ajoutez-le à l'espace.

Le fichier est maintenant ajouté à l'espace. Il apparaît également dans la section Fichiers sur le côté droit de l'espace. À partir de ce moment :

1. Cliquez sur la case à cocher à côté du ou des fichiers que vous souhaitez envoyer.
2. Cliquez sur Send dans le haut de la section Files.

Vous avez également accès à la fonction Bons de travail sur notre application mobile ! Depuis l'application mobile, vous pouvez prendre des photos et des vidéos et les ajouter directement à l'espace du bon de travail. 

Pour prendre une photo ou une vidéo depuis l'espace du bon de travail :

1. Ouvrez le bon de travail (Repair order) dans l'application mobile.
2. Tapez sur l'icône de caméra en bas de la page.
3. Sélectionnez Picture ou Video.
4. Tapez sur OK une fois terminé. 
5. Si vous avez enregistré une vidéo, vous pouvez en enregistrer une autre pour l'ajouter à l'espace simultanément en appuyant sur Join another. Avec plusieurs vidéos, vous pouvez choisir Merge videos together et elles seront ajoutées à l'espace comme un seul fichier (les vidéos seront lues consécutivement).

Pour télécharger une photo ou une vidéo sur votre appareil, il vous suffit de cliquer sur le fichier dans le bon de travail et de cliquer sur Télécharger, ou sur l'icône de l'application mobile.

Gestion de l'espace du bon de travail

Vous pouvez être informé lorsqu'un nouveau message ou fichier est ajouté à un bon de travail. Pour gérer vos notifications :

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l'écran.
2. Cliquez sur Your settings.
3. Cliquez sur l'onglet Notifications.
4. Faites défiler la page jusqu'à la section Repair orders et cochez les cases pour lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Save changes.
   
   

Lorsqu'un bon de travail contient un message ou un fichier que vous n'avez pas encore consulté, la zone "Nombre de commentaires" sera surlignée en bleu et sera accompagnée d'un point bleu.

Vous pouvez retirer à un utilisateur la permission d'envoyer un message à un client. Cela peut être utile si, par exemple, vous souhaitez qu'un technicien ait uniquement accès aux espaces de bons de travail, mais ne puisse pas communiquer avec le client. 

Pour gérer les autorisations des utilisateurs :

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite.
2. Cliquez sur Company settings.
3. Cliquez sur l'onglet Users.
4. Cliquez sur le bouton Edit button (icône en forme de crayon) à côté de l'utilisateur que vous souhaitez modifier.
5. Ajoutez ou supprimez des autorisations à l'aide des cases à cocher.
6. Cliquez sur Save changes.
   
   

À l'aide de Metrics, vous pouvez également afficher des statistiques sur l'utilisation de la fonction Bons de travail. Pour afficher ces statistiques :

1. Cliquez sur l'onglet Metrics sur le côté gauche de l'application.
2. Faites défiler la page jusqu'à la section Users.
3. Les colonnes Internal Videos et Internal Pictures sont liées à la fonction de Bons de travail. Ces chiffres indiquent le nombre d'images et de vidéos envoyées par un utilisateur via un espace de bon de travail.

Remarque : comme pour les autres sections de Metrics, vous pouvez cliquer sur le bouton       pour exporter ces statistiques vers un fichier Microsoft Excel.