Gérer vos rendez-vous

Il est facile d'automatiser la gestion de vos rendez-vous. Vous épargnerez du temps et réduirez le nombre de rendez-vous manqués. De plus, les clients aimeront la rapidité des suivis. Laissez Kimoby faire le travail pour vous!

Tout ce que vous avez à faire est de créer des modèles de messages qui remercient votre clientèle d'avoir pris rendez-vous, qui lui rappellent le moment du rendez-vous et qui l'invitent à fixer un nouveau rendez-vous lorsque le premier a été manqué.

En savoir plus sur les autres types d'automatisation que vous pouvez mettre en place pour vos faire gagner du temps.

Liens rapides

Configurer un rappel automatique de rendez-vous

Rappeler à votre clientèle son prochain rendez-vous est un excellent moyen de réduire les rendez-vous manqués. Cela lui donnera également la possibilité de reporter le rendez-vous si elle ne peut pas être présente au moment prévu.

Astuces et conseils

Supposons que vous définissez un rappel automatique un jour avant le rendez-vous de votre client. Cela signifie, par exemple, que vous enverrez un message de rappel le lundi pour un rendez-vous prévu le mardi. Cependant lorsqu'un rendez-vous est prévu le lundi, il faudra envoyer le rappel le vendredi, soit trois jours d'avance. C'est pour cette raison que vous devez définir deux règles pour la même automatisation.

  • Rappel de rendez-vous du lundi au jeudi: 1 jour avant
  • Rappel de rendez-vous le vendredi: 3 jours avant

N'oubliez pas que si vous voulez gagner du temps en créant des automations, vous pouvez toujours utiliser la banque (automation library) que nous avons créée pour trouver des modèles et des règles prédéterminées. Nous avons tout préparé pour vous, alors n'hésitez pas à vous en servir!

  1. Sélectionnez Automations Sleep-Jul-28-2021-02-11-32-44-PM dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez New automations.

Choisissez le nom

  1. Donnez un nom à votre rappel de rendez-vous automatisé.
  2. Sélectionnez Appointment reminders
  3. Sélectionnez Next.

Assignez les réponses

  1. Choisissez la personne ou l'équipe qui recevra les réponses aux messages automatisés.
  2. En sélectionnant la boîte à cocher New conversation on cancelation (Nouvelle conversation à l'annulation), une nouvelle conversation sera créée lorsqu'un client répondra NON.
  3. Sélectionnez Next.

Ciblez les clients

Définissez les règles pour cibler le bon groupe client qui recevra le rappel de rendez-vous.

La première règle, Rule #1, est réglée par défaut à Appointment date in 1 day(s).

  1. Pour modifier la règle, cliquez sur Edit.
  2. Modifier les valeurs de CategoryAttributeOperator ou Value.
  3. Sélectionnez Next.

Créez un message

Rédigez le message que vous souhaitez envoyer automatiquement. Vous trouverez à la fin de cette section quelques modèles de messages que vous pouvez utiliser.

Vous pourrez visualiser un aperçu de votre message et envoyer un message test pour voir comment votre message ou votre image apparaîtra sur un téléphone cellulaire.

Pour envoyer un message test, procédez comme suit:

  1. Sélectionnez la case Send test message to... (Envoyer un message test à...).
  2. Inscrivez un numéro de téléphone cellulaire valide.
  3. Sélectionnez Test now.
  4. Vérifiez la boîte de réception du téléphone pour voir le message test.
  5. Sélectionnez Next si le message vous satisfait.

Réglez le moment de l'envoi

  1. Définissez la date et l'heure d'envoi de votre automatisation. Votre automatisation peut être envoyée une fois, ou chaque fois qu'un client correspond aux règles de votre automatisation.
  2. Sélectionnez Create.

Tout au long de la configuration, vous pouvez revenir à chaque étape avant d'enregistrer votre automatisation.

Modèles de messages pour les rappels de rendez-vous

Avertissement

Ne modifiez aucun des mots entre { accolades }. Ils seront remplacés par les informations de votre clientèle ou de votre entreprise. 

Vous pouvez modifier les mots entre [ crochets ].

 Rappels de rendez-vous pour tous les secteurs d'activité:

  • Bonjour { customer.name }, Ceci est un rappel concernant votre rendez-vous avec { company.name } le { appointment.start_at_date } at { appointment.start_at_time }. Veuillez répondre OUI pour confirmer votre présence ou NON si vous ne pouvez pas venir. Merci et bonne journée!
  • Bonjour { customer.name }, Ceci est un rappel amical concernant votre rendez-vous de demain à partir de { appointment.start_at_time } chez { company.name } - [ADRESSE PROFESSIONNELLE]. Veuillez répondre OUI pour confirmer votre présence ou NON si vous ne pouvez pas venir. Merci!

Rappels de rendez-vous pour l'industrie automobile: 

  • Bonjour { customer.name }, Ceci est un rappel concernant votre rendez-vous le { appointment.start_at_date } à { appointment.start_at_time } ici chez { company.name }. Un véhicule de courtoisie a été réservé pour vous. Veuillez répondre OUI pour confirmer votre présence ou NON si vous ne pouvez pas venir. Merci!
  • Bonjour { customer.name }, Ceci est un rappel amical concernant votre rendez-vous la { appointment.start_at_date } à { appointment.start_at_time }. Veuillez noter que nous conserverons votre véhicule pendant [DURÉE]. Veuillez répondre OUI pour confirmer votre présence ou NON si vous ne pouvez pas venir. Si vous avez besoin d'un véhicule de courtoisie, faites-le-nous savoir. Merci!

Rappels de rendez-vous pour la gestion immobilière:

  • Bonjour { customer.name }, Nous vous rappelons qu'il y aura une visite de votre appartement demain à [HEURE]. Faites-nous savoir si vous avez des questions. Merci!
  • Bonjour { customer.name }, Ceci est un rappel qu'une visite de votre appartement aura lieu demain à [HEURE]. Cette visite devrait durer environ 1 heure. Veuillez noter que votre présence n'est pas requise. Merci!

Rappels de rendez-vous pour les ressources humaines:

  • Bonjour { customer.name }, Ceci est un rappel concernant votre formation de demain pour { appointment.meta_description } à { appointment.start_at_time } à { appointment.meta_place }, { appointment.meta_address }. N'oubliez pas votre uniforme. Merci!
  • Bonjour { customer.name }, Nous vous rappelons que nous nous rencontrerons demain pour votre entrevue à { appointment.start_at_time }. Veuillez répondre OUI pour confirmer votre présence ou NON si vous ne pouvez pas venir. Merci!

Activer une réponse automatique de confirmation de rendez-vous

Après avoir configuré un rappel automatique de rendez-vous, vous pouvez activer et personnaliser une réponse automatique si la réponse de votre client contient les mots OUI ou NON.

  1. Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit de votre écran.
  2. Sélectionnez Company settings (Paramètres de l'entreprise).
  3. Sélectionnez Appointment reminders Sleep (60) (Rappels de rendez-vous) dans le sous-menu.
  4. Sélectionnez les cases à cocher que vous souhaitez activer.
  5. Rédigez deux messages à envoyer à votre clientèle pour répondre aux messages contenant les mots OUI ou NON. Consultez la fin de cette section pour voir des modèles de messages que vous pouvez utiliser. 
  6. Sélectionnez Save changes.

Modèles de messages pour les réponses aux messages automatiques de rendez-vous

Avertissement

Ne modifiez aucun des mots entre { accolades }. Ils seront remplacés par les renseignements de votre clientèle ou de votre entreprise. 

Exemples lorsque la réponse contient OUI:

  • Bonjour { customer.name }, Merci d'avoir confirmé votre présence. À bientôt!
  • Bonjour { customer.name }, Merci d'avoir confirmé votre rendez-vous. Nous avons hâte de vous voir! { company.name }

Exemples lorsque la réponse contient NON:

  • Merci de nous avoir fait part de votre annulation. Nous vous invitons à nous recontacter lorsque vous serez en mesure de reporter votre rendez-vous. Passez une bonne journée!
  • Bonjour { customer.name }, Merci de nous avoir prévenus. Veuillez nous faire part de vos prochaines disponibilités afin que nous puissions fixer un nouveau rendez-vous. { company.name }

Modifier manuellement le statut d'un rendez-vous

Vous pouvez modifier le statut d'un rendez-vous à deux endroits: depuis l'interface Appointments et depuis le rendez-vous lui-même.

Depuis l'interface Appointments

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep-Aug-16-2021-05-37-13-93-PM dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez la case à cocher à côté du nom de votre client.
  3. Sélectionnez Confirm (Confirmer), Unconfirm (Déconfirmer) ou Cancel (Annuler) dans la partie supérieure de votre écran.
  4. Confirmez la modification.

Depuis le rendez-vous

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep-Aug-16-2021-05-37-13-93-PM dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez le rendez-vous.
  3. Sélectionnez le crochet vert, le tiret jaune ou le X rouge pour modifier le statut du rendez-vous. Votre modification sera automatiquement enregistrée et apparaîtra dans la conversation de votre client.

Modifier un rendez-vous

Vous pouvez facilement modifier un rendez-vous existant.

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep-Aug-16-2021-05-37-13-93-PM dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez le nom de votre client.
  3. Sélectionnez Modify.
  4. Effectuez les modifications requises.
  5. Sélectionnez Update appointment (Mettre à jour le rendez-vous).

Supprimer un rendez-vous

Vous pouvez facilement supprimer un rendez-vous existant à deux endroits: depuis l'interface Appointments et depuis le rendez-vous.

Dans l'interface Appointments

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep-Aug-16-2021-05-37-13-93-PM sur le côté gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez la case à cocher à côté du nom de votre client.
  3. Sélectionnez Delete Delete.
  4. Sélectionnez Yes, delete appointment (Oui, supprimer le rendez-vous).

Depuis le rendez-vous

Depuis votre ordinateur de bureau:

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep-Aug-16-2021-05-37-13-93-PM dans la partie gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez le nom de votre client.
  3. Sélectionnez Delete

Depuis votre appareil mobile: 

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep-Aug-16-2021-05-37-13-93-PM en bas de votre écran.
  2. Sélectionnez le rendez-vous. 
  3. Sélectionnez le menu des options dans le coin supérieur droit de votre écran.
  4. Sélectionnez Delete

Exporter les résultats de vos rendez-vous

L'exportation de vos données de rendez-vous peut vous aider à analyser les informations. Il est facile d'exporter les données vers un fichier Excel ou .csv en suivant les étapes ci-dessous.

  1. Sélectionnez l'onglet Appointments Sleep-Aug-16-2021-05-37-13-93-PM dans la partie gauche de votre écran.
  2. Choisissez la date que vous voulez exporter.
  3. Sélectionnez Export Sleep (15)-1.
  4. Choisissez entre le format CSV et le format XLSX. 
  5. Une bulle verte apparaîtra avec l'indication You'll receive an email with a link to download your file (Vous recevrez un courriel avec un lien pour télécharger votre fichier). 
  6. Vous recevrez un lien dans votre boîte de courriels.
  7. Sélectionnez Download pour accéder au rapport complet.