Gérer vos paramètres d'entreprise

Que vous souhaitiez mettre à jour les membres de votre équipe dans Kimoby, modifier vos heures d'ouverture ou changer votre numéro de téléphone, tout ceci peut être fait au même endroit. Explorer toutes les façons dont vous pouvez facilement gérer vos paramètres d'entreprise.

Si plus d'un compte est lié à votre adresse courriel, vous pouvez facilement passer d'un compte à l'autre.

Depuis votre ordinateur de bureau:

1. Sélectionnez le nom de votre entreprise dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Sélectionnez l'entreprise que vous souhaitez consulter. 

Depuis votre appareil mobile:

1. Sélectionnez l'onglet Paramètres  au bas de votre écran.
2. Sélectionnez le menu déroulant sous votre nom.
3. Sélectionnez le compte que vous souhaitez consulter. 

Liens rapides

• Gérer les renseignements sur votre entreprise
• Gérer les utilisateurs de votre entreprise
  • Ajouter de nouveaux utilisateurs dans Kimoby
  • Invitations en attente
  • Modifier les profils et les autorisations des utilisateurs dans Kimoby
  • Supprimer des utilisateurs dans Kimoby
• Gérer vos heures d'ouverture
  • Modifier vos heures d'ouverture
  • Configurer un message transmis à l'extérieur des heures d'ouverture
  • Modèles de messages transmis à l'extérieur des heures d'ouverture
• Numéros de téléphone
• Segments utilisés
• Numéros de téléphone bloqués

Gérer les renseignements sur votre entreprise

Pour accéder aux paramètres de vos informations:

1. Sélectionnez votre profil dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Sélectionnez Company settings.
3. Sélectionnez Information dans le sous-menu Company settings.

Dans la section Information, vous pouvez ajouter une photo de l'entreprise sur votre profil. Votre photo ne sera visible que dans Kimoby, et ne sera pas visible pour votre clientèle.

Si vous téléversez un logo d'entreprise à votre compte, il sera plus facile d'identifier votre profil lors de la visualisation et de l'analyse des indicateurs de performance de votre compte à travers le tableau de bord multicompte. Vous pouvez toujours supprimer votre photo ou laisser cette case vide. 

1. Cliquez sur Upload photo (Téléverser la photo).
2. Sélectionnez votre photo et elle sera ajoutée à votre profil.

Vous serez également en mesure de modifier vos renseignements, comme votre nom d'entreprise, votre numéro de téléphone, votre adresse, votre fuseau horaire, votre langue, et le format d'affichage date et heure. 

1. Dans le sous-menu Information, modifiez les champs souhaités.
2. Sélectionnez Save changes.

Gérer les utilisateurs de votre entreprise

Pour accéder aux paramètres des utilisateurs:

1. Sélectionnez votre profil dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Sélectionnez Company settings.
3. Sélectionnez Users dans le sous-menu Company settings.

Ajouter de nouveaux utilisateurs dans Kimoby

Dans la section Users, vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs à votre compte. Si vous invitez quelqu'un qui a déjà un compte Kimoby, vous n'aurez pas besoin de créer un nouveau compte. Ces personnes seront automatiquement ajoutées au compte de votre entreprise.

1. Dans le sous-menu Users, sélectionnez Invite user (Inviter un utilisateur) dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Dans l'onglet Information, inscrivez l'adresse courriel et le poste de la personne que vous souhaitez inviter. Vous pouvez également ajouter son numéro de référence (ID).
3. Dans l'onglet Permissions, vous pouvez modifier les autorisations des utilisateurs en cochant les cases pertinentes. Celles-ci permettent aux utilisateurs d'accéder aux diverses fonctionnalités de Kimoby.
4. Sélectionnez Invite user pour envoyer l'invitation par courriel.

Invitations en attente

Une invitation restera en attente jusqu'à ce que la personne l'accepte. Les invitations en attente seront affichées en haut de votre page Users. 

Si nécessaire, vous pouvez toujours renvoyer une invitation en sélectionnant l'icône Resend invitation et supprimer une invitation en attente en sélectionnant l'icône Delete invitation .

Modifier les renseignements et les autorisations des utilisateurs dans Kimoby

Depuis la section Users, vous pouvez modifier les renseignements et les autorisations de vos collègues.

1. Choisissez le profil utilisateur que vous souhaitez modifier et sélectionnez l'icône Edit user . 
2. Vous pouvez modifier le nom, le numéro de référence (ID) et le poste de la personne sous Information, dans la partie droite de votre écran. Si nécessaire, vous pouvez aussi lui envoyer des instructions de réinitialisation du mot de passe en sélectionnant Send password reset instructions. 
3. Vous pouvez modifier ses autorisations sous Permissions, dans la partie gauche de votre écran, en cochant les cases pertinentes. 
4. Sélectionnez Save changes.

En modifiant le profil d'une personne, vous pouvez également activer son mode absence lorsque vous savez qu'elle part en vacances ou est indisponible. 

Vous pouvez également réassigner automatiquement toutes leurs nouvelles conversation à une personne ou équipe de votre choix et/ou préciser la date de retour. Le mode absence sera désactivé à cette date.

Supprimer un utilisateur dans Kimoby

Si votre collègue quitte l'entreprise, vous pouvez supprumer son profil sans perdre ses conversations.

Tout d'abord, lorsque vous souhaitez supprimer un utilisateur, vous devez aller dans ses conversations ouvertes pour fermer celles qui ne nécessitent plus de suivi.

1. Dans l'onglet Conversations , sélectionnez le profil utilisateur pour lequel vous souhaitez consulter les conversations attribuées.
2. Fermez les conversations qui ne nécessitent plus de suivi.

Ensuite, allez dans Company settings pour supprimer le profil utilisateur.

1. Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Sélectionnez Company settings. 
3. Sélectionnez Users dans le sous-menu Company settings.
4. Cliquez sur l'icône Delete user à côté du nom du profil que vous souhaitez supprimer.

Gérer vos heures d'ouverture

Pour accéder à vos paramètres d'heures d'ouverture:

1. Sélectionnez votre profil dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Sélectionnez Company settings.
3. Sélectionnez Business hours (Heures d'ouverture) dans le sous-menu Company settings.

Modifier vos heures d'ouverture

À partir de la section Business hours, vous pouvez configurer vos heures d'ouverture afin que l'application puisse répondre automatiquement à la clientèle qui vous contacte lorsque votre entreprise est fermée. 

1. Sous Business hours, cochez la case Open/Closed à gauche de chaque jour et ajustez vos heures d'ouverture comme vous le souhaitez. 
2. Cliquez sur Save changes.

Configurer un message transmis à l'extérieur des heures d'ouverture 

Dans le sous-menu Business hours, vous pouvez ajouter une réponse qui sera automatiquement transmise lorsque quelqu'un vous envoie un message texte à l'extérieur de vos heures d'ouverture. Ce message peut être utile pour aviser votre clientèle que vous lui répondrez dès que possible. 

1. Activez votre message transmis à l'extérieur des heures d'ouverture en cliquant sur la case à cocher Activate after-hour message.
2. Modifiez ou rédigez votre message transmis à l'extérieur des heures d'ouverture. Vous pouvez personnaliser votre message en utilisant des émojis, des réponses préenregistrées et des attributs personnalisés. 

Modèles de messages transmis à l'extérieur des heures d'ouverture

• Merci d'avoir contacté { company.name }! Nos bureaux sont actuellement fermés, mais nous vous contacterons dès que possible. À bientôt!
• Bonjour { customer.name }, nous sommes actuellement fermés. Nous répondrons à votre message au cours du prochain jour ouvrable. Nous vous remercions d'avoir choisi { company.name }!
• Merci pour votre message! Notre magasin est actuellement fermé. Nous vous contacterons aussitôt qu'il sera ouvert. Bonne journée! { company.name }

Numéros de téléphone

Pour accèder à vos numéros de téléphone:

1. Sélectionnez votre profil dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Sélectionnez Company settings.
3. Sélectionnez Phone numbers dans le sous-menu Company settings.

Dans la section Phone numbers, vous aurez accès à vos numéros de téléphone Kimoby.

Ces numéros de téléphone sont utilisés pour envoyer des messages à votre clientèle. Kimoby répartit votre clientèle entre plusieurs numéros de téléphone afin qu'ils soient envoyés plus rapidement.

Toute personne qui vous contacte par message texte demeurera associée au numéro avec lequel elle a été contactée initialement, que vous ayez un ou plusieurs numéros associés à votre compte. 

Pour en savoir plus sur la manière de gérer le numéro de téléphone associé à vos messages texte, veuillez cliquer ici. 

Segments utilisés

Un « segment » est une partie d’un message texte contenant un nombre maximal de caractères. Pour en savoir plus sur les segments, veuillez consulter cet article.

Le suivi de votre utilisation de segments peut vous aider à ne pas excéder les limites de votre forfait pour le cycle de facturation en cours (pour ainsi éviter les frais supplémentaires). Veuillez toutefois noter que l’outil de suivi des segments est fourni à titre indicatif seulement : il ne vous empêchera pas de dépasser la limite.

L’outil de suivi des segments est offert à tous – que votre forfait comprenne un nombre limité ou illimité de segments.

Si vous souscrivez à l’un de nos nouveaux forfaits (2022) : vous verrez un nombre qui correspond à tous les segments sortants utilisés.

Si vous ne souscrivez pas à l’un de nos nouveaux forfaits, mais disposez de la fonctionnalité des campagnes de marketing instantané : vous verrez le nombre de segments utilisés dans le cadre de vos campagnes uniquement.

Pour faire le suivi de votre utilisation de segments :

1. Sélectionnez votre profil dans le coin supérieur à droite de votre page.
2. Allez dans Company settings.
3. Sélectionnez l’onglet Usage.
4. Sur cette page, vous pourrez visualiser le nombre de segments utilisés au cours de votre cycle de facturation actuel.

Numéros de téléphone bloqués

Vous pouvez gérer les messages de spam en bloquant les numéros desquels ils proviennent. Les numéros peuvent être bloqués chaque fois que le profil du client est affiché, soit en cliquant sur les trois points et en sélectionnant "Block phone number" dans une conversation, soit en cliquant sur "Block phone number" dans l'onglet Customers.

Vous pouvez trouver et gérer tous les numéros bloqués à partir des paramètres de votre entreprise (Company settings). Cliquez sur l'onglet "Blocked numbers" et utilisez la liste des numéros ou la barre de recherche pour rechercher un numéro spécifique. Si vous souhaitez débloquer un numéro, sélectionnez l'icône au bout de la ligne et confirmez que vous souhaitez débloquer le numéro lorsque la fenêtre apparaîtra.