Demandes de paiement et remboursements

La clientèle aime la possibilité de recevoir et de payer ses factures directement depuis son téléphone cellulaire. De plus, son reçu de paiement demeure facilement accessible en tout temps. 

Après avoir configuré votre compte Kimoby Pay, vous pouvez commencer à envoyer des demandes de paiement à votre clientèle. 

Liens rapides

Envoyer des demandes de paiement à partir d'un nouveau message

Même si vous n'avez pas encore entamé de conversation par texto avec votre client, il est facile de lui envoyer une demande de paiement manuellement, que ce soit depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile. 

Depuis votre ordinateur:

  1. Sélectionnez New message dans le coin supérieur gauche de votre écran.
  2. Recherchez votre client par son nom ou son numéro de téléphone dans le premier champ vide.
  3. Sélectionnez Payment Request Sleep-Jun-16-2021-06-29-50-58-PM.
  4. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Ces deux éléments sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
  5. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône Saved Replies Sleep-1 pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples.
  6. Sélectionnez Send.

Depuis votre appareil mobile:

  1. À partir du Tableau de bord de la page d'accueil home, sélectionnez Envoyer Message Conversation-1 et à partir de l'onglet Conversations Sleep (100), sélectionnez l'icône envoyer un nouveau message Conversation.
  2. Sélectionnez Ajouter un client Sleep (16) et inscrivez le nom ou le numéro de téléphone de votre client.
  3. Sélectionnez l'icône de paiement Sleep-Jun-16-2021-06-29-50-58-PM dans la partie inférieure de votre écran.
  4. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
  5. Sélectionnez Ajouter le paiement.
  6. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de réponses préenregistrée Sleep-1 pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples.
  7. Sélectionnez l'icône de l'avion en papier plane pour envoyer votre message.

Envoyer des demandes de paiement à partir de conversations existantes

Si vous avez déjà entamé une conversation par texto avec votre client, il est facile d'envoyer votre demande de paiement directement à partir de celle-ci. Vous pouvez utiliser votre ordinateur ou votre appareil mobile pour envoyer la facture.

Depuis votre ordinateur:

  1. Sélectionnez la conversation du client.
  2. Sélectionnez Payment Request Sleep-Jun-16-2021-06-29-50-58-PM.
  3. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
  4. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de Saved Replies Sleep-1 pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples. 
  5. Sélectionnez Send.

Depuis votre appareil mobile:

  1. Sélectionnez la conversation du client.
  2. Sélectionnez l'icône de paiement Sleep-Jun-16-2021-06-29-50-58-PM dans la partie inférieure de votre écran.
  3. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
  4. Sélectionnez Ajouter le paiement
  5. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de réponses préenregistrées Sleep-1 pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples.
  6. Sélectionnez l'icône de l'avion en papier plane pour envoyer votre message.

Vous pouvez également envoyer une demande de paiement à partir du Tableau de bord de la page d'accueil de l'application mobile. 

  1. Sélectionnez Paiement Rapide Payment.
  2. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
  3. Sélectionnez Ajouter le paiement
  4. Sélectionnez Ajouter un client Sleep (16) et inscrivez le nom ou le numéro de téléphone de votre client.
  5. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de réponses préenregistrée Sleep-1 pour utiliser un message existant.
  6. Sélectionnez l'icône de l'avion en papier plane pour envoyer votre message.

Modèles de messages pour les demandes de paiement

Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour demander des paiements. 

Avertissement

Ne changez aucun des mots entre { accolades }, puisqu'ils seront remplacés par les renseignements relatifs à votre client et votre compagnie.

Changez les mots entre [ crochets ], selon l'information voulue.

L'utilisation de modèles vous permettra d'épargner du temps et de vous assurer que vos messages ne contiennent pas d'erreurs, quelle que soit la personne de votre équipe qui les envoie.

  • Secteur automobile
    Bonjour { customer.name }, Nous vous confirmons que votre véhicule est prêt. Si vous souhaitez accélérer le processus de collecte du véhicule, veuillez accéder au lien sécurisé ci-dessous pour effectuer votre paiement en ligne. Merci! { company.name }
  • Magasins de vélos
    Bonjour { customer.name }, Nous avons besoin d'un acompte de [%] avant de [commander vos pièces/commencer à travailler sur votre vélo]. Voici le lien sécurisé pour traiter le paiement. Merci! { company.name }
  • Gestion immobilière
    Bonjour { customer.name }, Voici le lien sécurisé pour payer votre loyer impayé du { customer.meta_rent_due }. Merci! { company.name }
  • Vétérinaires
    Bonjour { customer.name }, Voici le lien sécurisé pour payer les soins de { appointment.meta_animal_name }. Bonne journée! { company.name }

Étapes pour que votre clientèle puisse payer sa facture

Votre clientèle aimera la facilité avec laquelle elle peut régler ses factures, peu importe le lieu. De plus, elle pourra choisir de payer avec la carte de crédit de son choix.

Une fois que vous aurez envoyé la demande de paiement, votre client recevra un lien sécurisé par message texte. Il lui sera possible de régler sa facture directement depuis son téléphone cellulaire. Dès que votre client aura payé sa facture, vous recevrez une notification. Vous pouvez activer vos notifications Kimoby Pay ici

Si votre clientèle est incertaine de la marche à suivre pour effectuer le paiement, vous pouvez lui envoyer les étapes suivantes:

  1. Ouvrez la boîte de réception de messages texte sur votre téléphone cellulaire.
  2. Ouvrez la conversation qui contient la demande de paiement.
  3. Appuyez sur le lien sécurisé pour effectuer votre paiement. Une nouvelle page s'ouvrira automatiquement dans votre navigateur. Dans le coin supérieur gauche de votre écran, vous verrez le nom de l'entreprise qui vous envoie la demande de paiement. Dans le coin supérieur droit de votre écran, vous aurez la possibilité d'appeler ou d'envoyer un message texte à cette entreprise si vous avez des questions ou des préoccupations. Vous verrez également le numéro de votre facture et le montant dû.
  4. Choisissez le mode de paiement que vous préférez: carte de crédit, Apple Pay ou Google Pay.

Paiement par carte de crédit

  1. Sélectionnez Pay by Credit Card.
  2. Remplissez le formulaire avec les renseignements relatifs à votre carte de crédit.
  3. Assurez-vous que tous les renseignements sont inscrits correctement.
  4. Sélectionnez Pay.

Paiement par Apple Pay

  1. Sélectionnez Pay.
  2. Placez votre empreinte digitale sur le bouton d'accueil afin d'effectuer votre paiement.

Paiement avec Google Pay

  1. Sélectionnez Pay now ou inscrivez vos renseignements de paiement.
  2. Sélectionnez Pay

Sauvegarder les reçus de Kimoby Pay

Une fois que votre client a payé sa facture, vous pouvez tous deux sauvegarder le reçu pour vos archives. Le temps des factures perdues est révolu! Toutes les factures sont conservées au même endroit, où elles peuvent être téléchargées ou imprimées à tout moment.

Pour vous

  1. Ouvrez la conversation ou le profil client.
  2. Affichez le reçu en sélectionnant View receipt.
  3. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans votre navigateur avec un reçu détaillé.
  4. Téléchargez le reçu et sauvegardez-le sur votre ordinateur, ou imprimez-le directement.

Pour votre clientèle

  1. Ouvrez votre boîte de réception de messages texte sur votre téléphone cellulaire.
  2. Sélectionnez la conversation avec la demande de paiement.
  3. Accédez au lien sécurisé pour effectuer votre paiement. La page s'ouvrira automatiquement dans votre navigateur.
  4. Sélectionnez Download pour générer le reçu détaillé de votre transaction.
  5. Sélectionnez la flèche vers le haut située dans la partie inférieure de votre écran.
  6. Sélectionnez Create PDF.
  7. Sélectionnez la flèche vers le haut située dans la partie inférieure de votre écran.
  8. Téléchargez le document sur votre téléphone cellulaire et/ou envoyez-le directement à une imprimante.

Envoyer un message de confirmation de paiement

Votre clientèle aime recevoir un message de remerciement rapide pour confirmer que la transaction a bien été traitée. Vous pouvez envoyer ce message manuellement ou automatiquement, c'est-à-dire en configurant des messages automatiques pour épargner du temps. Il n'y a pas de moyen plus simple de démontrer à votre clientèle qu'elle est importante pour vous.

Manuellement

Chaque fois qu'une facture est payée, vous recevrez une notification et le statut de cette facture passera à Paid (Payé) dans Kimoby Pay. Dans les paramètres de votre entreprise, vous pouvez configurer une réponse préenregistrée et l'envoyer chaque fois qu'un paiement est traité. Consultez le lien rapide Modèles de messages de confirmation de paiement pour des exemples.

Depuis votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile:

  1. Sélectionnez la conversation avec votre client.
  2. Sélectionnez l'icône Saved Replies Sleep-1 et le message de confirmation de paiement.
  3. Sélectionnez Send.

Automatiquement

La confirmation de messages de confirmation de paiement automatiquement à envoyer lorsque votre clientèle finalise son paiement vous fera épargner du temps et augmentera la satisfaction client.

Depuis votre ordinateur de bureau:

  1. Sélectionnez l'onglet Pay Sleep-Jun-16-2021-06-29-50-58-PM sur le côté gauche de votre écran.
  2. Sélectionnez Settings dans le sous-menu sur le côté gauche de votre écran.
  3. Cochez la case Activate automatic message (Activer le message automatique).
  4. Rédigez le message que vous souhaitez envoyer à votre clientèle après qu'elle ait effectué un paiement ou insérez une réponse préenregistrée. Consultez le lien Modèles de message de confirmation de paiement pour des exemples.
  5. Vous pouvez envoyer un message test à n'importe quel numéro de téléphone.
  6. Sélectionnez Save changes.

Modèles de messages de confirmation de paiement

Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour confirmer les paiements. 

Avertissement

Veuillez ne modifier aucun des mots entre { crochets }. Ils seront automatiquement remplacés par les informations relatives à votre client et/ou à votre entreprise.

L'utilisation de modèles vous permettra d'épargner du temps et de vous assurer que vos messages ne contiennent pas d'erreurs, quelle que soit la personne de votre équipe qui les envoie.

  • Général 
    Bonjour { customer.name }, Merci d'avoir effectué votre paiement sécurisé en ligne. Passez une excellente journée! { company.name }
  • Industrie automobile
    Bonjour { customer.name }, Merci d'avoir effectué votre paiement sécurisé en ligne. Passez à notre comptoir d'accueil pour récupérer vos clés. Un représentant sera là pour vous aider si nécessaire. Passez une excellente journée! { company.name }

Rembourser votre client 

Avec Kimoby Pay, vous pouvez rembourser complètement ou partiellement toute facture. Émettre un remboursement est rapide, facile et flexible. De plus, les factures sont automatiquement mises à jour avec les montants de remboursement afin que vous restiez toujours à jour.

  1. Ouvrez la conversation ou le profil de votre client.
  2. Sélectionnez la facture que vous souhaitez rembourser.
  3. Sélectionnez Refund.
  4. Sélectionnez Full Refund (Complet) ou Partial Refund (Partiel) en indiquant le montant à rembourser. Vous pouvez rembourser une facture autant de fois que vous le souhaitez jusqu'à ce que le solde de la facture soit zéro.

Dès que le remboursement est effectué, la mention Refunded apparaît, qu'elle a été entièrement ou partiellement remboursée. Le remboursement apparaîtra automatiquement sur la facture et figurera également sur le relevé de carte de crédit de votre client dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables.

En fonction de votre pays, le traitement du remboursement par la banque de votre client peut prendre jusqu'à 10 jours ouvrables ou, dans de rares cas, 15 jours ouvrables. Si le montant à déposer devient zéro, aucun dépôt ne sera effectué.

Annuler une demande de paiement

Vous pouvez toujours annuler une demande de paiement dans Kimoby. Votre client a décidé de ne pas compléter la transaction ou vous avez cessé d'offrir un service? L'annulation d'une demande de paiement est très simple. Une fois annulée, la facture sera automatiquement mise à jour pour afficher les changements afin que vous soyez toujours à jour.

  1. Ouvrez la conversation ou le profil de votre client.
  2. Sélectionnez la facture que vous souhaitez annuler. 
  3. Sélectionnez Void sur la carte de facturation.
  4. Sélectionnez Yes, void invoice.

Dès qu'une facture est annulée, la mention Voided apparaît. Votre client ne pourra plus payer à partir de son téléphone et le paiement apparaîtra comme annulé sur la facture détaillée.