Demandes de paiement et remboursements

La clientèle aime la possibilité de recevoir et de payer ses factures directement depuis son téléphone cellulaire. De plus, son reçu de paiement demeure facilement accessible en tout temps. 

Après avoir configuré votre compte Kimoby Pay, vous pouvez commencer à envoyer des demandes de paiement à votre clientèle. 

Liens rapides

• Envoyer des demandes de paiement à partir d'un nouveau message
• Envoyer des demandes de paiement à partir de conversations existantes

• Créer une demande de paiement à l’aide d’une action rapide

• Modèles de messages pour les demandes de paiement
• Étapes pour que votre clientèle puissent payer sa facture
• Achetez Maintenant, Payez Plus Tard avec Affirm
  • Vérification de crédit légère
  • Gérer les paramètres Achetez Maintenant, Payez Plus Tard

• Sauvegarder les reçus de Kimoby Pay
• Envoyer un message de confirmation de paiement
• Modèles de messages de confirmation de paiement
• Rappels de paiement
• Rembourser votre client
• Annuler une demande de paiement
  
  

Envoyer des demandes de paiement à partir d'un nouveau message

Même si vous n'avez pas encore entamé de conversation par texto avec votre client, il est facile de lui envoyer une demande de paiement manuellement, que ce soit depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile. 

Depuis votre ordinateur:

1. Sélectionnez New message dans le coin supérieur gauche de votre écran.
2. Recherchez votre client par son nom ou son numéro de téléphone dans le premier champ vide.
3. Sélectionnez Payment Request .
4. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Ces deux éléments sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
5. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône Saved Replies  pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples.
6. Sélectionnez Send.

Depuis votre appareil mobile:

1. À partir du Tableau de bord de la page d'accueil , sélectionnez Envoyer Message  et à partir de l'onglet Conversations , sélectionnez l'icône envoyer un nouveau message .
2. Sélectionnez Ajouter un client  et inscrivez le nom ou le numéro de téléphone de votre client.
3. Sélectionnez l'icône de paiement dans la partie inférieure de votre écran.
4. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
5. Sélectionnez Ajouter le paiement.
6. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de réponses préenregistrée  pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples.
7. Sélectionnez l'icône de l'avion en papier  pour envoyer votre message.

Envoyer des demandes de paiement à partir de conversations existantes

Si vous avez déjà entamé une conversation par texto avec votre client, il est facile d'envoyer votre demande de paiement directement à partir de celle-ci. Vous pouvez utiliser votre ordinateur ou votre appareil mobile pour envoyer la facture.

Depuis votre ordinateur:

1. Sélectionnez la conversation du client.
2. Sélectionnez Payment Request.
3. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
4. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de Saved Replies  pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples. 
5. Sélectionnez Send.

Depuis votre appareil mobile:

1. Sélectionnez la conversation du client.
2. Sélectionnez l'icône de paiement dans la partie inférieure de votre écran.
3. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
4. Sélectionnez Ajouter le paiement. 
5. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de réponses préenregistrées pour utiliser un message existant. Consultez le lien rapide Modèles de messages pour les demandes de paiement afin d'obtenir des exemples.
6. Sélectionnez l'icône de l'avion en papier pour envoyer votre message.

Vous pouvez également envoyer une demande de paiement à partir du Tableau de bord de la page d'accueil de l'application mobile. 

1. Sélectionnez Paiement Rapide .
2. Inscrivez le montant et le numéro de référence. Les deux sont nécessaires pour envoyer une demande de paiement.
3. Sélectionnez Ajouter le paiement. 
4. Sélectionnez Ajouter un client  et inscrivez le nom ou le numéro de téléphone de votre client.
5. Rédigez votre message dans la boîte de message ou sélectionnez l'icône de réponses préenregistrée  pour utiliser un message existant.
6. Sélectionnez l'icône de l'avion en papier pour envoyer votre message.

Créer une demande de paiement à l’aide d’une action rapide

Vous pouvez créer un lien vers une demande de paiement depuis n’importe quel endroit de l’application avec l’aide d’un seul bouton. Pour ce faire : 

1. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de New message dans la partie supérieure gauche.
2. Cliquez sur Payment .
3.  Cliquez sur Quick payment.
4. Saisissez le numéro de référence et le montant de dollars de la facture. 
5. Cliquez sur Add payment.
6. À cette étape, cliquez sur Copy et envoyer manuellement le lien au client. Comme le lien est public, il peut être partagé n’importe où. 
7. Sinon, vous pouvez également cliquer sur Send to customer pour envoyer un message au client via Kimoby avec la demande de paiement.

Modèles de messages pour les demandes de paiement

Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour demander des paiements. 

L'utilisation de modèles vous permettra d'épargner du temps et de vous assurer que vos messages ne contiennent pas d'erreurs, quelle que soit la personne de votre équipe qui les envoie.

• Secteur automobile
  Bonjour { customer.name }, Nous vous confirmons que votre véhicule est prêt. Si vous souhaitez accélérer le processus de collecte du véhicule, veuillez accéder au lien sécurisé ci-dessous pour effectuer votre paiement en ligne. Merci! { company.name }
• Magasins de vélos
  Bonjour { customer.name }, Nous avons besoin d'un acompte de [%] avant de [commander vos pièces/commencer à travailler sur votre vélo]. Voici le lien sécurisé pour traiter le paiement. Merci! { company.name }
• Gestion immobilière
  Bonjour { customer.name }, Voici le lien sécurisé pour payer votre loyer impayé du { customer.meta_rent_due }. Merci! { company.name }
• Vétérinaires
  Bonjour { customer.name }, Voici le lien sécurisé pour payer les soins de { appointment.meta_animal_name }. Bonne journée! { company.name }

Étapes pour que votre clientèle puisse payer sa facture

Votre clientèle aimera la facilité avec laquelle elle peut régler ses factures, peu importe le lieu. De plus, elle pourra choisir de payer avec la carte de crédit de son choix.

Une fois que vous aurez envoyé la demande de paiement, votre client recevra un lien sécurisé par message texte. Il lui sera possible de régler sa facture directement depuis son téléphone cellulaire. Dès que votre client aura payé sa facture, vous recevrez une notification. Vous pouvez activer vos notifications Kimoby Pay ici. 

Si votre clientèle est incertaine de la marche à suivre pour effectuer le paiement, vous pouvez lui envoyer les étapes suivantes:

1. Ouvrez la boîte de réception de messages texte sur votre téléphone cellulaire.
2. Ouvrez la conversation qui contient la demande de paiement.
3. Appuyez sur le lien sécurisé pour effectuer votre paiement. Une nouvelle page s'ouvrira automatiquement dans votre navigateur. Dans le coin supérieur gauche de votre écran, vous verrez le nom de l'entreprise qui vous envoie la demande de paiement. Dans le coin supérieur droit de votre écran, vous aurez la possibilité d'appeler ou d'envoyer un message texte à cette entreprise si vous avez des questions ou des préoccupations. Vous verrez également le numéro de votre facture et le montant dû.
4. Choisissez le mode de paiement que vous préférez: carte de crédit, Apple Pay ou Google Pay.

Paiement par carte de crédit

1. Sélectionnez Pay by Credit Card.
2. Remplissez le formulaire avec les renseignements relatifs à votre carte de crédit.
3. Assurez-vous que tous les renseignements sont inscrits correctement.
4. Sélectionnez Pay.

Paiement par Apple Pay

1. Sélectionnez Pay.
2. Placez votre empreinte digitale sur le bouton d'accueil afin d'effectuer votre paiement.

Paiement avec Google Pay

1. Sélectionnez Pay now ou inscrivez vos renseignements de paiement.
2. Sélectionnez Pay. 

Achetez Maintenant, Payez Plus Tard avec Affirm

Certains clients peuvent ne pas toujours avoir les moyens de payer leurs factures en une seule fois. Lorsque les clients ont l'option de financer, vous pouvez beaucoup plus facilement obtenir leur approbation pour des services supplémentaires.

Qu'est-ce que Achetez Maintenant, Payez Plus Tard?

Achetez Maintenant, Payez Plus Tard est une option de paiement alternative pour vos clients. Au lieu de payer la totalité de la facture, ils peuvent utiliser Affirm pour financer les biens ou services qu'ils souhaitent acheter. Ils peuvent avoir besoin de passer une vérification de crédit légère et, s'ils se qualifient, recevront des options de financement basées sur leur score de crédit.

Qu'est-ce qu'une vérification de crédit légère?

Une vérification de crédit légère est effectuée lorsque vous créez un compte avec Affirm. Bien qu'elle puisse apparaître sur leur rapport de crédit, une vérification de crédit légère n'affecte pas le score de crédit du client. Contrairement à une vérification de crédit approfondie, elle est visible seulement par le client et est utilisée uniquement pour obtenir l'approbation du financement.

Cliquez ici pour voir la politique d'Affirm sur la protection des renseignements personnels.

Voici les étapes que votre client suivra pour utiliser Achetez Maintenant, Payez Plus Tard:

1. Ouvrez votre boîte de réception de messages texte sur votre téléphone portable.
2. Ouvrez la conversation qui contient la demande de paiement.
3. Appuyez sur le lien sécurisé pour traiter votre paiement. Une nouvelle page s'ouvrira automatiquement dans votre navigateur.
4. Appuyez sur Pay with Affirm (Payez avec Affirm).
5. Tapez sur See if you qualify (Voir si vous qualifiez).
6. Vous devrez créer un compte et passer une vérification de crédit légère, qui n'affectera pas votre score de crédit. Affirm proposera quelques options basées sur le montant de la facture et le résultat du rapport de crédit léger.
7. Lorsque vous confirmez le plan de paiement, une copie du plan de paiement vous sera envoyée par courriel.

Gérer les paramètres Achetez Maintenant, Payez Plus Tard dans Kimoby

Pour gérer vos paramètres Achetez Maintenant, Payez Plus Tard:

1. Cliquez sur l'onglet Pay.
2. Cliquez sur le sous-onglet Settings (Paramètres).
3. Faites défiler jusqu'à la section Achetez Maintenant Payez Plus Tard.

• À partir de là, vous pouvez cliquer sur le bouton pour désactiver ou réactiver cette option.
• Sous Activate for all transactions over (Activer pour toutes les transactions supérieures à), vous pouvez définir un montant minimum de facture pour afficher l'option de financement.

Sauvegarder les reçus de Kimoby Pay

Une fois que votre client a payé sa facture, vous pouvez tous deux sauvegarder le reçu pour vos archives. Le temps des factures perdues est révolu! Toutes les factures sont conservées au même endroit, où elles peuvent être téléchargées ou imprimées à tout moment.

Pour vous

1. Ouvrez la conversation ou le profil client.
2. Affichez le reçu en sélectionnant View receipt.
3. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans votre navigateur avec un reçu détaillé.
4. Téléchargez le reçu et sauvegardez-le sur votre ordinateur, ou imprimez-le directement.

Pour votre clientèle

1. Ouvrez votre boîte de réception de messages texte sur votre téléphone cellulaire.
2. Sélectionnez la conversation avec la demande de paiement.
3. Accédez au lien sécurisé pour effectuer votre paiement. La page s'ouvrira automatiquement dans votre navigateur.
4. Sélectionnez Download pour générer le reçu détaillé de votre transaction.
5. Sélectionnez la flèche vers le haut située dans la partie inférieure de votre écran.
6. Sélectionnez Create PDF.
7. Sélectionnez la flèche vers le haut située dans la partie inférieure de votre écran.
8. Téléchargez le document sur votre téléphone cellulaire et/ou envoyez-le directement à une imprimante.

Envoyer un message de confirmation de paiement

Votre clientèle aime recevoir un message de remerciement rapide pour confirmer que la transaction a bien été traitée. Vous pouvez envoyer ce message manuellement ou automatiquement, c'est-à-dire en configurant des messages automatiques pour épargner du temps. Il n'y a pas de moyen plus simple de démontrer à votre clientèle qu'elle est importante pour vous.

Manuellement

Chaque fois qu'une facture est payée, vous recevrez une notification et le statut de cette facture passera à Paid (Payé) dans Kimoby Pay. Dans les paramètres de votre entreprise, vous pouvez configurer une réponse préenregistrée et l'envoyer chaque fois qu'un paiement est traité. Consultez le lien rapide Modèles de messages de confirmation de paiement pour des exemples.

Depuis votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile:

1. Sélectionnez la conversation avec votre client.
2. Sélectionnez l'icône Saved Replies  et le message de confirmation de paiement.
3. Sélectionnez Send.

Automatiquement

La confirmation de messages de confirmation de paiement automatiquement à envoyer lorsque votre clientèle finalise son paiement vous fera épargner du temps et augmentera la satisfaction client.

Depuis votre ordinateur de bureau:

1. Sélectionnez l'onglet Pay sur le côté gauche de votre écran.
2. Sélectionnez Settings dans le sous-menu sur le côté gauche de votre écran.
3. Cochez la case Activate automatic message (Activer le message automatique).
4. Rédigez le message que vous souhaitez envoyer à votre clientèle après qu'elle ait effectué un paiement ou insérez une réponse préenregistrée. Consultez le lien Modèles de message de confirmation de paiement pour des exemples.
5. Vous pouvez envoyer un message test à n'importe quel numéro de téléphone.
6. Sélectionnez Save changes.

Modèles de messages de confirmation de paiement

Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour confirmer les paiements. 

L'utilisation de modèles vous permettra d'épargner du temps et de vous assurer que vos messages ne contiennent pas d'erreurs, quelle que soit la personne de votre équipe qui les envoie.

• Général 
  Bonjour { customer.name }, Merci d'avoir effectué votre paiement sécurisé en ligne. Passez une excellente journée! { company.name }
• Industrie automobile
  Bonjour { customer.name }, Merci d'avoir effectué votre paiement sécurisé en ligne. Passez à notre comptoir d'accueil pour récupérer vos clés. Un représentant sera là pour vous aider si nécessaire. Passez une excellente journée! { company.name }

Rappels de paiement

Vous pouvez envoyer à vos clients un rappel amical de payer leur facture à tout moment après l'envoi d'une demande de paiement.

À partir d’une conversation: 

1. Ouvrez la conversation qui contient la demande de paiement non payée.
2. Dans la boîte de la demande de paiement, cliquez sur Remind invoice .
3. Si vous voulez, vous pouvez modifier le message. Ensuite, cliquez sur Send.
   
   

À partir de la page Kimoby Pay:

1. Cliquez sur l’onglet Pay.
2. Cliquez sur le sous-onglet Payment Requests (sélectionné par défaut).
3. Recherchez la demande de paiement pour laquelle vous voulez envoyer un rappel et cliquez sur Remind .
4. Si vous voulez, vous pouvez modifier le message. Ensuite, cliquez sur Send.

À partir de la page des détails de la transactions:

1. Ouvrez le profil du client en utilisant l’onglet Customers ou la barre de recherche en haut de l’écran. 
2. Dans le profil, cliquez sur l’onglet Invoices.
3. Cliquez sur l’en-tête de la facture de la demande de paiement impayé. 
4. Cliquez sur Remind .
5. Si vous voulez, vous pouvez modifier le message. Ensuite, cliquez sur Send.

Rembourser votre client 

Avec Kimoby Pay, vous pouvez rembourser complètement ou partiellement toute facture. Émettre un remboursement est rapide, facile et flexible. De plus, les factures sont automatiquement mises à jour avec les montants de remboursement afin que vous restiez toujours à jour.

1. Ouvrez la conversation ou le profil de votre client.
2. Sélectionnez la facture que vous souhaitez rembourser.
3. Sélectionnez Refund.
4. Sélectionnez Full Refund (Complet) ou Partial Refund (Partiel) en indiquant le montant à rembourser. Vous pouvez rembourser une facture autant de fois que vous le souhaitez jusqu'à ce que le solde de la facture soit zéro.

Dès que le remboursement est effectué, la mention Refunded apparaît, qu'elle a été entièrement ou partiellement remboursée. Le remboursement apparaîtra automatiquement sur la facture et figurera également sur le relevé de carte de crédit de votre client dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables.

En fonction de votre pays, le traitement du remboursement par la banque de votre client peut prendre jusqu'à 10 jours ouvrables ou, dans de rares cas, 15 jours ouvrables. Si le montant à déposer devient zéro, aucun dépôt ne sera effectué.

Annuler une demande de paiement

Vous pouvez toujours annuler une demande de paiement dans Kimoby. Votre client a décidé de ne pas compléter la transaction ou vous avez cessé d'offrir un service? L'annulation d'une demande de paiement est très simple. Une fois annulée, la facture sera automatiquement mise à jour pour afficher les changements afin que vous soyez toujours à jour.

1. Ouvrez la conversation ou le profil de votre client.
2. Sélectionnez la facture que vous souhaitez annuler. 
3. Sélectionnez Void sur la carte de facturation.
4. Sélectionnez Yes, void invoice.

Dès qu'une facture est annulée, la mention Voided apparaît. Votre client ne pourra plus payer à partir de son téléphone et le paiement apparaîtra comme annulé sur la facture détaillée.