Bons de travail FAQ

La fonction Bons de travail est-elle également disponible sur l'application mobile Kimoby ?

Oui ! Notre fonction Bons de travail est disponible à la fois sur notre site web et sur notre application mobile. L'accès à la fonction Bons de travail sur mobile est facile et se fait via l'onglet Repair orders du tableau de bord principal.

La fonction Bons de travail peut-elle être synchronisée avec mes bons de travail dans mon système de gestion des concessionnaires (DMS) ?

Pour le moment, Bons de travail peut être synchronisé avec les DMS CDK, PBS et Reynolds & Reynolds. Les comptes utilisant l'un de ces deux DMS verront leurs bons de travail automatiquement associés aux espaces de bons de travail.

Les comptes utilisant d'autres DMS peuvent toujours bénéficier de la fonctionnalité Bons de travail. Les espaces de bons de travail sont créés sur la base des rendez-vous programmés dans l'application Kimoby.

Nous travaillons actuellement à augmenter le nombre de DMS qui pourront se synchroniser avec notre fonctionnalité Bons de travail.

Comment puis-je créer un nouvel espace de bon de travail ?

Les espaces de bons de travail sont automatiquement créés dès qu'un bon de travail ou un rendez-vous est créé dans Kimoby.

Comment puis-je modifier l'état d'un bon de travail ?

Manuellement

Vous pouvez modifier le statut du bon de travail en cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant le statut souhaité.

Automatiquement

Le statut passe automatiquement de " À venir " à " En cours " le jour même où le rendez-vous est prévu.

Le statut passe automatiquement de " En cours " à " Terminé " lorsque le bon de travail est fermé dans votre DMS (ne fonctionne qu'avec CDK, PBS, et Reynolds & Reynolds pour le moment).

Comment puis-je associer un bon de travail dans Kimoby à un bon de travail dans mon DMS ?

Les comptes utilisant CDK, PBS, ou Reynolds et Reynolds ont leurs bons de travail automatiquement associés à des espaces de bons de travail. Les comptes utilisant d'autres DMS verront leurs espaces de bons de travail créés en fonction des rendez-vous programmés dans l'application Kimoby.

Comment puis-je trouver un espace de bon de travail spécifique ?

Vous pouvez suivre les bons de travail dans la liste qui se trouve sous "All Repair Orders". Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour les retrouver à l'aide du numéro de bon de travail, du numéro d'étiquette, du nom du client ou du numéro de téléphone.

Comment ajouter un participant à un espace de bon de travail ?

Vous pouvez ajouter un participant à un espace de bon de travail en ajoutant un "@" avant de saisir le nom de la personne dans les notes du bon de travail. Vous pouvez également utiliser les icônes des participants listés en haut à droite d'un espace de bon de travail et ajouter des collaborateurs à partir de la boîte qui apparaîtra. Que vous soyez sur le web ou sur l'application mobile, le processus reste le même.

Comment ajouter un collègue qui ne figure pas dans la liste des participants proposés ?

Cliquez sur le lien "Demander une invitation" en haut de la boîte des participants proposés, remplissez le formulaire qui s'affiche et cliquez sur "Envoyer la demande". Les administrateurs de votre compte recevront alors une demande d'invitation. Les administrateurs recevront la demande par courriel et les autres utilisateurs de l'équipe d'assistance seront invités à participer à la conversation.

Si vous êtes un administrateur de compte, vous pouvez simplement cliquer sur le lien "Inviter des utilisateurs" pour ajouter un collègue.

Comment supprimer un participant d'un espace de bon de travail ?

Vous pouvez supprimer des participants en faisant apparaître la boîte du participant (en cliquant sur les participants dans le coin supérieur droit de l'écran), en sélectionnant le participant que vous souhaitez supprimer et en sélectionnant l'option "Supprimer".

Dans l'application mobile, vous pouvez supprimer un participant en cliquant sur son nom dans la liste des participants.

Comment ajouter des fichiers à un espace de bon de travail ?

Les fichiers tels que les photos, les vidéos, les devis et les factures sont automatiquement téléchargés dans votre bon de travail lorsqu'ils sont partagés dans vos notes. Ils sont répertoriés dans la section "Fichiers" sur le côté droit de votre espace de bon de travail dans l'application Web ou dans l'onglet "Fichiers" de votre espace de bon de travail dans l'application mobile.

Pour supprimer un fichier, cochez la case correspondante et sélectionnez "supprimer".

Comment envoyer des fichiers à un client ?

Vous pouvez sélectionner les fichiers que vous souhaitez partager avec un client en cochant la case correspondante dans la section fichiers du bon de travail. Lorsqu'au moins une case est sélectionnée, vous pouvez cliquer sur "Envoyer" ou sur l'icône de message si vous êtes dans l'application mobile. Une boîte de "message rapide" apparaîtra avec les informations de contact de votre client et les fichiers sélectionnés joints. Saisissez un message et cliquez sur "Envoyer".

Comment puis-je visualiser les conversations que j'ai tenues avec un client ?

Dans l'application Web, vous pouvez afficher une conversation avec un client en cliquant sur "Afficher la conversation" en haut à droite de l'écran de votre espace de bon de travail. Dans l'application mobile, appuyez sur l'icône des trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Aller à la conversation".

Comment puis-je communiquer avec mes collègues ?

Dans le volet "Note" d'un espace de bon de travail, tapez le symbole @ pour afficher une liste d'utilisateurs et sélectionnez celui ou ceux avec lesquels vous souhaitez communiquer. Vous pouvez ensuite saisir le message que vous souhaitez transmettre. Les participants marqués seront alors informés qu'un message a été envoyé à leur attention.

Comment puis-je savoir que j'ai été identifié dans un espace de bon de travail ?

En fonction de vos réglages, vous pouvez recevoir une notification web, une notification mobile, une notification par courriel ou une combinaison de ces trois éléments lorsque quelqu'un vous a mentionné dans une note.

Où puis-je obtenir plus de détails sur le rendez-vous de mon client ?

Dans l'application web, sélectionnez l'onglet "Informations" dans la boîte située à droite de l'écran de l'espace de bon de travail. Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez "Détails du rendez-vous". Vous pourrez y trouver les coordonnées de votre client et un résumé de la demande.

Dans l'application mobile, sélectionnez l'onglet "Informations" d'un espace de bon de travail et choisissez "Détails du rendez-vous" dans le menu déroulant.

Où puis-je obtenir plus de détails sur le bon de travail de mon client ?

Dans l'application web, sélectionnez l'onglet "Informations" dans la boîte située à droite de l'écran de l'espace de bon de travail. Dans le menu déroulant qui s'affiche, sélectionnez le numéro de bon de travail souhaité.

Dans l'application mobile, sélectionnez l'onglet "Informations" dans l'espace du bon de travail concerné, puis sélectionnez le numéro de bon de travail souhaité dans le menu déroulant.

Où puis-je obtenir plus d'informations sur mon client ?

Dans l'application mobile, sélectionnez l'onglet "Informations" dans l'espace du bon de travail, puis sélectionnez "Détails du client" dans le menu déroulant.