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Les réglementations relatives à la connaissance du client (Know Your Customer - KYC) sont obligatoires pour les comptes Kimoby Pay et sont utilisées par les institutions financières pour garantir les comptes. Ces réglementations visent à atténuer les risques associés aux transactions financières et, dans certains cas, à réduire le risque de blanchiment d'argent.
En avril 2022, le Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) a introduit de nouvelles réglementations exigeant que Stripe, notre fournisseur de paiement, s'enregistre en tant qu'entreprise de transfert de fonds au Canada. En conséquence, les exigences de KYC ont été mises à jour pour tous les clients canadiens actuels et futurs de Kimoby Pay. Ces changements entreront en vigueur à partir d'avril 2024.
Bien que ces changements soient simples, ils impliquent un système automatisé de vérification des informations fournies. Il est essentiel que tous les détails soient saisis avec précision, car ils doivent correspondre aux registres officiels (tels que le registre des entreprises associé) lettre pour lettre.
Si les informations ne correspondent pas aux registres officiels, le système demandera des documents supplémentaires. Il peut s'agir d'un registre du commerce, d'une pièce d'identité ou, dans certains cas, d'une preuve d'existence (comprenant une pièce d'identité et une preuve d'adresse). Si l'on vous demande des informations supplémentaires, examinez attentivement les détails que vous avez fournis, car il est probable qu'il y ait une divergence empêchant une correspondance avec les registres officiels.
Ces exigences comportent trois parties pour lesquelles il peut vous être demandé de fournir ou de mettre à jour des informations. Passez à la partie qui concerne votre entreprise :
Informations sur l'entreprise
Les informations relatives à votre entreprise seront comparées au registre des entreprises. Les informations suivantes doivent donc correspondre exactement:
- Nom de l'entreprise
- Adresse de l'entreprise
- Numéro d'identification fiscale
De plus, le téléphone de l'entreprise, l'URL du site web et la description du produit doivent être fournis.
Informations sur le représentant
Le représentant est un cadre supérieur ou un propriétaire de l'entreprise qui agira en tant que représentant du compte à des fins de vérification. Cette fonction n'implique aucune responsabilité. Un bon représentant est une personne qui peut facilement fournir ses informations personnelles. Si son nom figure dans le registre des entreprises en tant que directeur, cela peut également faciliter le processus, car son adresse sera vérifiée par rapport au registre des entreprises, et non par rapport à son adresse personnelle.
Dans tous les cas, le représentant devra fournir les informations suivantes :
- Son nom complet, tel qu'il apparaît sur sa pièce d'identité (attention aux seconds prénoms)
- Sa date de naissance
- Son adresse personnelle
Si l'une de ces informations ne peut être comparée à des documents officiels, une vérification supplémentaire sous la forme d'une pièce d'identité ou d'une preuve d'existence sera demandée. Si vous voyez une vérification supplémentaire, vérifiez si les informations fournies sont correctes et correspondent à un dossier officiel.
De plus, il est possible qu'on demande au représentant:
- Courriel
- Numéro de téléphone
- Titre du poste
Ces informations sont secondaires et ne doivent correspondre à aucun enregistrement. Si le représentant ne souhaite pas les fournir, les informations professionnelles peuvent être utilisées.
Si le représentant n'est pas disponible, s'il n'est plus impliqué dans l'entreprise ou s'il ne souhaite pas procéder à un contrôle d'identité obligatoire, fournir une preuve d'existence ou toute autre information personnelle, il est possible de remplacer le représentant par une autre personne qui correspond mieux aux exigences mentionnées.
Liste des directeurs
La liste complète des administrateurs doit être fournie. Cette information peut être trouvée sur le profil de votre entreprise ou sur n'importe quel document du registre des entreprises. Pour chaque administrateur, vous devez fournir:
- Le nom complet, tel qu'il apparaît dans le registre des entreprises (attention aux seconds prénoms)
- Le courriel
Si l'adresse électronique du directeur n'est pas disponible, elle peut être remplacée par l'adresse électronique de n'importe quel employé senior de l'entreprise.