Créer une automation de rendez-vous manqués

ATTENTION

Cette automation est seulement disponible pour les clients ayant une intégration certifiée avec Reynolds and Reynolds et PBS.

En effet, oublier un rendez-vous est un évènement courant. Créer une automation qui rappellera aux clients qu'ils ont manqué leur rendez-vous sera utile pour vous et, en recevant ce message, les clients se sentiront remarqués et pris en charge. 

  • Allez dans la section automation, à gauche de votre fenêtre. 
  • Cliquez sur New automation.

Choisir un nom

  • Choisissez le nom de votre automation : Rendez-vous oublié.
  • Cliquez sur Send an automation after an event.

Assigner les réponses

  • Choisissez l'utilisateur qui recevra les réponses de votre automation. 
  • Cliquez sur Next.

Cible clients

Astuces et conseils

Spécifiquement pour les messages de rendez-vous oubliés, vous devez faire quatre règles et une sous-règle. Cliquez ici pour en apprendre sur les règles et sous-règles.

Règle 1

  • Sélectionnez la catégorie de votre automation : Appointment.
  • Sélectionnez l'attribut : Time relative.
  • Sélectionnez l'operator : Less than. 
  • Entrez une valeur : 130 minutes ago. 
  • Cliquez sur Add new rule

Règle 2

  • Sélectionnez la catégorie de votre automation : Appointment.
  • Sélectionnez l'attribut : Time relative.
  • Sélectionnez l'operator : More than. 
  • Entrez une valeur : 120 minutes ago. 
  • Cliquez sur Add new rule

Règle 3

  • Sélectionnez la catégorie de votre automation : Appointment.
  • Sélectionnez l'attribut : Status.
  • Sélectionnez l'operator : Is not.
  • Entrez une valeur : canceled.
  • Cliquez sur Add new rule.

Règles 4

  • Sélectionnez la catégorie de votre automation : Repair order opened.
  • Sélectionnez l'attribut : Last time.
  • Sélectionnez l'operator : More than.
  • Entrez une valeur : 1 day ago.
  • Cliquez sur Add sub-rule.

Spécifiquement pour la quatrième règle, vous devez ajouter une sub-rule puisqu'il y a 2 possibilités que le client pourrait respecter.

  • Sélectionnez la catégorie de votre automation : Repair order opened.
  • Sélectionnez l'attribut : Times.
  • Sélectionnez l'operator : Equal. 
  • Entrez une valeur : 0. 
  • Cliquez sur Next

Créer votre message

  • Écrivez le message que vous souhaitez envoyer avec votre automation. Voici quelques exemples de messages de rendez-vous oubliés que vous pourriez envoyer à vos clients. 
  • Vous verrez un aperçu de votre message et vous pouvez envoyer le message au numéro de votre choix pour faire un test. Le test est utile pour voir comment votre message ou image apparaîtra sur un téléphone mobile. 
    • Pour envoyer un message test au numéro de votre choix, cliquez sur Send test message to....
    • Entrez un numéro de téléphone mobile valide.  
    • Cliquez sur Test now
    • Allez sur le téléphone mobile sur lequel vous avez envoyé votre test. 
    • Ouvrez votre boîte de messagerie texte et vous y verrez votre message test. 
  • Cliquez sur Next.

Heure ou moment envoyé

  • Cliquez sur Set in real time donc, à chaque fois qu'un client satisfait les règles de l'automation, il recevra un message.
  • Choisissez les heures entre lesquelles votre automation sera envoyée. 
  • Cliquez sur Create automation

Votre automation sera envoyé pour tous les rendez-vous cédulés 2 heures plus tôt et qui n'ont pas eu de bon de réparation ouvert dans les dernières 2 heures et qui n'ont été annulés.

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